Pengertian, Perencanaan, dan Tahapan Pengadaan Pegawai

Salah satu fungsi umum dari administrasi kepegawaian adalah kegiatan pengadaan pegawai. Dalam kegiatan ini hans dilihat adakah formasi jabatan yang lowong Selain itu, perlu dilihat juga kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenis pekerjaannya. Setelah ada kepastian formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen dengan kualitas yang sesuai deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

1. Pengertian Pengadaan Pegawai

Pengadaan atau proses rekrutmen adalah proses untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisasi. Pengadaan merupakan fungsi umum dari administrasi kepegawajan. Pengadaan juga dapat diartikan sebagai penarikan, seleksi, penempatan, orientasi dan induksi dalam mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien untuk membantu tercapainya perusahaan.

Karyawan merupakan aset utama bagi perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. karyawan yang cakap mampu dan terampil belum menjamin produktivitas kerja yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinan yang rendah. mereka baru bermanfaat dan mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi. 

2. Perencanaan Pegawai atau Tenaga Kerja

Perencanaan pegawai merupakan proses pengambilan keputusan dalam merekrut dan menempatkan tenaga kerja dalam perusahaan. perencanaan pegawai merupakan langkah awal dalam menyiapkan tenaga kerja yang kompeten dan sesuai dalam bidangnya sehingga efisiensi dan efektivitas kerjanya dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai. disamping itu perencanaan pegawai harus dilakukan juga untuk mempertahankan pegawai yang dimiliki organisasi yang telah menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi terbaik untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan. Untuk itu perencanaan harus dilakukan sebagai kegiatan keberhasilan organisasi dalam memprediksi kualifikasi pegawai yang tepat guna setelah bekerja di bidangnya masing-masing. 

a. Manfaat Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai mutlak dilaksanakan dalam suatu organisasi. hal ini karena sumber daya manusia yang dimiliki kemungkinan berada dalam keadaan terbatas, padahal tujuan yang ingin dicapai setiap satuan organisasi selalu tidak terbatas. Adapun manfaat dari perencanaan pegawai dalam sebuah perusahaan atau organisasi antara lain sebagai berikut.

• Penggunaan tenaga kerja yang sudah ada secara lebih baik.
• Perencanaan pegawai yang matang akan meningkatkan produktivitas kerja tenaga kerja yang sudah ada.
• Untuk menentukan kebutuhan pegawai di masa mendatang, baik dalam jumlah atau kuantitas dan kualitasnya untuk berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas.
• Penanganan informasi ketenagakerjaan dan pemanfaatannya.
• Sebagai dasar bagi penyusunan program bagi satuan kerja yang menangani pegawai dalam organisasi.

Baca Juga: Konsep Perencanaan Pegawai

b. Tujuan Perencanaan Pegawai atau Tenaga Kerja

Perencanaan pegawai atau tenaga kerja memiliki berbagai tujuan yang dapat dilihat bagi kepentingan organisasi dan pegawai.

1. Bagi kepentingan organisasi kegiatan perencanaan pegawai atau training kerja memiliki beberapa tujuan, yaitu sebagai berikut.

• Menarik dan mempertahankan jumlah karyawan cukup dengan keahlian yang memadai untuk dapat berperan secara aktif dalam mencapai tujuan organisasi.
• Menggunakan karyawan secara maksimal. Perencanaan pegawai dapat menjadi alat untuk mengevaluasi dampak kebijakan dan tindakan alternatif penggunaan tenaga kerja.
• Mengantisipasi dan menghadapi perubahan-perubahan tuntutan kerja atau perubahan-perubahan sumber daya manusia yang tersedia. Perencanaan pegawai dapat meningkatkan proses perencanaan bisnis secara keseluruhan.
• Memenuhi kriteria sumber daya manusia di masa datang yang berasal dari sumber internal. Perencanaan pegawai dapat menjadi suatu bentuk perhatian yang besar dari manajemen sumber daya manusia terhadap berbagai tingkatan manajerial dalam organisasi.
• Memberikan kepastian bagi sama pegawai adanya kesempatan yang sama dalam hal promosi dan pengembangan karir. Perencanaan pegawai dapat menjadi dasar bagi pengembangan kemampuan karyawan yang dirancang untuk mencapai pemanfaatan karyawan secara optimum dalam organisasi melalui pemberian kesempatan yang lebih luas bagi wanita dan golongan minoritas dalam perkembangan organisasi di masa depan, dan mengidentifikasi kebutuhan terhadap program pelatihan dan pengembangan secara khusus dalam rangka meningkatkan keahlian di masa depan. 
• Mengontrol biaya sumber daya manusia dan mengantisipasi secara efektif bila terdapat biaya karyawan yang baru muncul.
• Mengintegrasikan seluruh aktivitas manajemen sumber daya manusia. Berbagai perbedaan dalam aktivitas tenaga kerja yang harus dapat diintegrasikan untuk mempertinggi nilai tenaga kerja.

2. Tujuan dari perencanaan bagi kepentingan pribadi pegawai yaitu sebagai berikut.

• Mengetahui kemampuan pengembangan jenjang karirnya.
• Mengetahui kemampuan apa yang harus dimiliki nya untuk menduduki jabatan tertentu.
• Mengetahui waktu terbaik untuk mencapai jenjang karier tersebut.

3. Tahapan Pengadaan Pegawai atau Karyawan

Pencarian dan penarikan tenaga kerja dilakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari. Kualifikasi tenaga kerja menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadian dan sebagainya. Untuk mendapatkan pegawai atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan dan tujuan dari organisasi atau perusahaan, diperlukan proses atau tahapan sebagai berikut. 

a. Analisis Jabatan

Analisis merupakan penyelidikan terhadap suatu peristiwa untuk mengurai dan mengetahui keadaan yang sebenarnya. Hasil analisis jabatan akan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan spesifikasi jabatan dan evaluasi pekerjaan. Analisis jabatan juga akan memberikan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang dibutuhkan untuk dapat menduduki jabatan tersebut.

b. Rekrutmen

Rekrutmen atau penarikan tenaga kerja merupakan kegiatan untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan kerja yang ada dalam formasi jabatan suatu instansi baik itu pemerintah atau swasta perusahaan. Proses rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan dalam mengisi jabatan tertentu. 

c. Seleksi

Seleksi merupakan tahapan yang penting dalam pengadaan pegawai. Proses seleksi akan menentukan kualitas tenaga kerja yang akan didapatkan oleh perusahaan. Tenaga kerja yang berkualitas akan memudahkan dalam pengembangan, pembinaan, dan pengaturan karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam proses seleksi adalah sebagai berikut.

• Seleksi harus efisien dan efektif.
• Seleksi diadakan dengan memperhatikan peraturan pemerintah yang berlaku.
• Petugas reaksi harus memiliki kecerdasan dan kejujuran.
• Perlu diperhatikan prinsip orang yang tepat pada tempat.

d. Penentuan Calon Utama dan Calon yang Diterima

Setelah melakukan seleksi yang meliputi serangkaian tes dan penilaian, segera disusul oleh calon-calon utama. Calon-calon utama yang dimaksud adalah calon yang memenuhi kriteria atau standar kelulusan tes dan penilaian. Calon utama yang telah disusun masih bersifat fleksibel, dalam arti para calon karyawan ini masih bersifat tidak pasti diterima semua. Keputusan penerimaan calon karyawan perlu dibicarakan dengan pimpinan instansi atau departemen yang berwenang untuk menentukan mana yang dapat diterima sebagai karyawan.

Baca Juga: Formasi Kebutuhan Pegawai

e. Pengusulan

Setelah diputuskan nama-nama yang diterima atas dasar kebutuhan, maka diadakan pengusulan untuk diangkatnya yang bersangkutan kepada pejabat yang berwenang untuk mengangkat. 

f. Pengangkatan

Pengangkatan berupa penerbitan suara keputusan dari pejabat yang berwenang. Dalam surat keputusan tersebut tercantum nama yang diangkat, tempat dan tanggal lahir, golongan dan ruang gaji, pangkat, jabatan, besarnya gaji pokok, dan tanggal pengangkatan.

g. Orientasi

Orientasi menyangkut dua hal, yaitu sebagai berikut.

• Pelantikan dan perkenalan kepada teman-teman sekerja.
• Pengenalan terhadap pekerjaan, yaitu menyangkut instansi, tugas, hubungan dengan bagian lain.

h. Disiplin Pegawai

Disiplin adalah menjalankan, menaati, tunduk dan patuh kepada aturan, instruksi dan perintah oleh atasannya secara sukarela. Kriteria untuk mengukur adanya disiplin pegawai adalah sebagai berikut.

• Pegawai datang di kantor dengan teratur dan tepat pada waktunya.
• Berpakaian dengan rapi pada tempat kerjanya.
• Pegawai menunjukkan penggunaan bahan bahan dan perlengkapan dengan hati-hati.
• Pegawai menghasilkan jumlah dan mutu pekerjaan yang memuaskan dan mengikuti cara-cara kerja yang ditentukan oleh kantor.
• Pegawai menyelesaikan pekerjaan dengan semangat yang tinggi.