Formasi Kebutuhan Pegawai

Formasi Kebutuhan Pegawai

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat/jabatan yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi, baik pada organisasi negara ataupun di perusahaan, untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Formasi pegawai atau karyawan merupakan taktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Kehadiran pegawai atau karyawan dalam sebuah organisasi tetap memegang peranan penting yang tidak tergantikan meskipun di era teknologi canggih saat ini. Pentingnya kehadiran pegawai dalam perusahaan ini memerlukan perencanaan dalam penyusunan formasi pegawai.

1. Prinsip Penyusunan Formasi Kebutuhan Pegawai

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintah akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan ini tentunya membutuhkan pegawai baru guna mengisi unit bagian yang semakin banyak. Dalam proses penyusunan formasi hendaknya seorang administator memerhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut.

• Adanya kesesuaian antara jumlah pegawai dengan beban kerja di setiap jenjang jabatan
• Setiap perpindahan dalam posisi jabatan, baik mutasi atau promosi dilakukan jika tersedia posisi jabatan yang lowong.
• Selama beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai tidak berubah.

Ada dua sistem yang dapat digunakan dalam penyusunan formasi, yaitu sistem sama dan sistem ruang lingkup. Sistem sama adalah sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan, sistem ruang ingkup merupakan suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

Baca Juga: Konsep Perencanaan Pegawai

2. Teknik Perhitungan Formasi Kebutuhan Pegawai

Perhitungan formasi pegawai dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu analisis jabatan, memperkirakan persediaan pegawai, menghitung kebutuhan pegawai, dan menghitung keseimbangan antara kebutuhan dan persediaan

a. Analisis Jabatan

Formasi pegawai menunjukkan jumlah pegawai dalam jabatan. Setiap pegawai dalam bagian formasi harus mempunyai jabatan yang jelas. Untuk itu, sebelum dilakukan perhitungan formasi terlebih dahulu dibuat peta jabatan dan uraianjabatan. Peta jabatan dan uraian jabatan dibuat berdasarkan hasil dari analisis jabatan. Dengan demikian, jelaslah bahwa analisis jabatan merupakan tahap awal dalam melakukan perhitungan formasi pegawai.

Petajabatan adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambarkan dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai tingkat yang tertinggi Penyusunan peta jabatan memerlukan data-data, antara lain sebagai berikut.

• Struktur organisasi 
• Daftar susunan jabatan (struktural dan fungsional) 
• Bezetting pegawai (kekuatan pegawai pada saat ini) 
• Kebutuhan pegawai (hasil dari analisis beban kerja)
• Tugas dan fungsi unit organisasi.

b. Perkiraan Persediaan Pegawai

Persediaan karyawan adalah kondisi tenaga kerja yang dimiliki perusahaan sekarang, dan prediksinya di masa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketalhui dari hasil audit pegawai dan sistem informasi pegawai. Beberapa faktor yang memengaruhi persediaan karyawan adalah sebagai berikut.

1) Karyawan yang akan pensiun

Jumlah, waktu dan kualitas pegawai yang mendekati masa pensiun harus dimasukkan dalam prediksi kebutuhan pegawai sebagai pekerjaan atau jabatan yang harus dicari penggantinya. Formasi Kebutuhan Pegawai

2) Karyawan yang mengundurkan diri

Jumlah dan kualitas pegawai yang akan berhenti dan pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai kontrak kerja harus diprediksi oleh penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik dari sumber internal maupun eksternal.

3) Kematian

Prediksi ini perlu dilakukan di lingkungan organisasi atau perusahaan yang telah memiliki sumber daya manusia dalam jumlah besar yang seharusnya memiliki sistem informasi SDM yang akurat. Prediksi yang meninggal dunia dilakukan karena kemungkinan terjadi di luar kekuasaan manusia atau tidak tergantung usia, sehingga mungkin saja dialami oleh pekerja yang usianya relatif masih muda.

Baca Juga: Kumpulan Soal Pilihan Ganda dan Kunci Jawaban Buku Otomatisasi Tata Kelola  Kepegawaian Kelas XI Evaluasi Bab 3 Sistem Administrasi Kepegawaian

Untuk melakukan penghitungan kebutuhan pegawai dapat dilakukan dengan cara menganalisis persediaan pegawai dan menghitung kebutuhan pega wai. Persediaan pegawai dapat dilihat dari data jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit organisasi yang terkini. Pencatatan data persediaan pegawai menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari perencanaan kepegawaian secara keseluruhan. Formasi Kebutuhan Pegawai

Penyusunan perencanaan persediaan pegawai dapat dilakukan untuk kurun waktu dua atau lima tahun ke depan sesuai dengan kebutuhan dan atau perubahan organisasi atau perusahaan. Perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan jumlah pegawai yang mencapai batas usia pensiun dalam tahun yang bersangkutan. Pengurangan pegawai di luar batas usia pensiun antara lain seperti halnya mutasi, berhenti, dan meninggal dunia sulit diramalkan, sehingga pengurangan tersebut tidak perlu dimasukkan dalam perkiraan, kecuali direncanakan dengan pasti.

Formasi Kebutuhan Pegawai