Asas-Asas Manajemen Perkantoran Serta Kekurangan dan Kelebihannya

Asas manajemen perkantoran adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan kantor, administrasi perkantoran, atau pekerjaan kantor. Kantor berkedudukan sebagai sebuah satuan atau unit dalam suatu organisasi. Segenap kerja ketatausahaan atau pekerjaan kantor yang dilakukan dalam suatu organisasi harus pula diorganisasi atau diatur. Dalam hubungannya dengan unit-unit organisasi yang ada di dalam organisasi secara keseluruhan, pengorganisasian pekerjaan kantor. dapat memakai asas-asas sebagai berikut.

1. Asas Sentralisasi

Dalam asas ini, semua pekerjaan kantor dalam perusahaan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif, seperti mengetik, mengelola surat, dan mengarsip. Pekerjaan- pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang dapat disebut tata usaha, sekretariat, atau sebutan-sebutan lainnya. Contohnya dalam hal penyimpanan arsip. Dalam asas sentralisasi, semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor dipusatkan pada satu divisi kearsipan yang dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.

Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilayani, satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari satu. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibentuk, antara lain bagian surat-menyurat, penerimaan tamu, penggandaan dokumen, perlengkapan kantor, pelatihan, dan pengembangan tenaga kerja.

Baca Juga: SOAL DAN KUNCI JAWABAN EVALUASI BAB 7 (Kelas X) Administrasi Perkantoran

Sistem pekerjaan kantor sebuah perusahaan yang menerapkan asas ini adalah sebagai berikut.

• Penerimaan, pengiriman surat, penggolongan serta pengendalian, dan penyimpanan surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan.
• Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan. Surat masuk baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan sesuai dengan tugasnya.
• Penggunaan sarana pencatatannya sudah lebih efisien.

Asas ini akan berjalan dengan baik dan lancar jika memenuhi kriteria sebagai berikut.

• Organisasi masih kecil dan telah memiliki program manajemen yang mantap.
• Adanya jaminan kerahasiaan informasi, khususnya yang terkait dengan kebijakan. Seringkali konsep sentralisasi ditolak oleh para pengguna karena khawatir kerahasiaan informasi tidak terjamin, khusUsnya yang terkait dengan kepegawaian dan keuangan.
• Kondisi lingkungan gedung tidak terpisah-pisah (saling berdekatan).

Kelebihan dari asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Pengawasan mudah dilakukan.
2. Prosedur lebih mudah diseragamkan.
3. Penggunaan alat dan perabot lebih hemat.
4. Beban kerja dapat dibagi secara merata.
5. Penggunaan tenaga kerja dapat diatur lebih luwes.
6. Kemungkinan hilangnya arsip atau salah menyimpan arsip kecil sekali terjadi karena arsip dikelola oleh tenaga-tenaga yang telah dipersiapkan untuk tugas pengelolaan arsip (profesional).
7. Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan.

Sementara itu. kelemahan dari asas sentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan. Contohnya, pada akhir tahun anggaran ketika berbagai divisi memerlukan penyelesaian laporan kegiatan. Hal ini berakibat pada penyelesaian pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami keterlambatan.
2. Bagi perusahaan yang divisi-divisinya tidak berada dalam satu kompleks dan terpencar-pencar di beberapa tempat, pelaksanaan asas sentralisasi kurang tepat karena pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Petugas di pusat belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan dan kebutuhan-kebutuhan unit kerja di divisi lain sehingga pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan akan mengalami hambatan.

Baca Juga : 14 Fungsi Manajemen

2. Asas Desentralisasi

Dalam asas ini, tiap-tiap satuan organisasi dalam seluruh perusahaan melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri, di samping melaksanakan tugas-tugas utamanya. Contohnya, bagian personalia suatu perusahaan melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat, dan mengurus ruang arsip untuk menyimpan surat-suratnya. Pimpinan tiap bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan tiap bagian mempunyai arsip sendiri pula.

Kelebihan penggunaan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan. 
2. Penumpukan pekerjaan dapat dihindari.
3. Dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit tersebut.

Sementara itu, kelemahan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Memerlukan biaya cukup besar karena keperluan alat lebih banyak.
2. Memerlukan tenaga yang lebih banyak dan biaya yang besar untuk menggaji' pegawai.
3. Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk peralatan, akan semakin besar.
4. Kemungkinan banyak dokumen yang ganda.
5. Pengawasan menjadi kurang.

3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)

Asas sentralisasi dan desentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Oleh karena itu, sebuah perusahaan yang besar dapat menerapkan sistem dekonsentralisasi. Asas ini merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi. Dalam tahap ini, iap unit kerja dapat melaksanakan pengelolaan administrasi kantor sendiri-sendiri, tetapi pengendaliannya dilakukan secara terpusat.

Dalam praktiknya, jarang sekali kegiatan perkantoran suatu orgarisasi dilakukan secara terpusat sepenuhnya atau terdesentralisasi sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai secara bersamaan. Tujuannya untuk memperoleh manfaat atau keuntungan dari tiap-tiap asas, serta menghindari kelemahan masing-masing sehingga akan memperoleth kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran. Dengan kombinasi keduanya, yaitu asas dekonsentralisasi selain arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok Arsip Sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi perusahaan secara keseluruhan.

Oleh karena itu, perusahaan yang besar, dalam arti cukup kompleks pekerjaan kantor yang diyalankannya, biasanya memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh perusahaan. Sebaliknya, sebagian kegiatan ketatausahaan yang tidak tepat jika dipusatkan, tetap akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan. 

Baca Juga : Pengertian dan Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Satuan organisasi yang menangani pekerjaan tata usaha pusat biasanya mempunyai tugas pokok sebagai berikut.

1. Melaksanakan sejumlah aktivitas tertentu yang sebaiknya dipusatkan antara lain: melayani pembuatan barang cetakan, misalnya kartu, formulir, dan blangko, pengadaan dan pembagian perabotan, peralatarn, bahan, dan mesin-mesin kantor.
2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja perkantoran yang tersebar di segenap satuan organisasi lainnya.

Satuan pelayanan pusat dalam bidang perkantoran hendaknya dipimpin oleh orang yang benar-benar ahli dalam bidang administrasi perkantoran, yang disebut manajer kantor. Seorang manajer harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai segala sesuatu tentang adminitrasi perkantoran, seperti organisasi kantor, perbekalan kantor, tata hubungan kantor, tata kearsipan, tata ruang kantor, metode kerja perkantoran, dan pengawasan pekerjaan tata usaha. Hal yang perlu diperhatikan bagi para manajer kantor adalah perihal tentang seberapa jauh penerapan salah satu asas pengorganisasian pekerjaan kantor tanpa mengabaikan asas yang lain. Sifat pekerjaan kantor adalah sifat rutin dan sifat sementara. Sifat rutin adalah pekerjaan tersebut selalu dilakukan setiap hari, sedangkan sifat sementara dilakukan hanya sekali saja jika ada, tetapi dengan jangka waktu yang lama.

Kelebihan dari asas dekonsentralisasi ini adalah sebagai berikut.

1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
2. Proses kerja lancar karena dokumen berada di unit pengolah.
3. Efisiensi kerja di unit pengolah karena adanya pemisahan antara arsip aktif dan in akti.
4. Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya.
5. Pegawai di unit kerja dapat bertambah.

Sementara itu, kelemahan asas dekonsentralisasi adalah sebagai berikut.

1. Dapat diselenggarakan di dua tempat, sehingga peralatan yang digunakan cukup banyak.
2. Kemungkinan adanya dokumen/arsip ganda sangat besar terjadi.
3. Membutuhkan tenaga yang lebih banyak.