Pengertian Administrasi Kepegawaian

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Konsep Administrasi Kepegawaian

Administrasi yang baik merupakan kunci utama bagi sebuah organisasi atau perusahaan dalam hal tujuannya. Organisasi atau perusahaan yang memiliki administrasi yang baik akan berhasil dalam mengurus dan mengatur rumah tangganya, baik yang berhubungan dengan pegawai ataupun nonpegawai. Administrasi kepegawaian merupakan cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi keberlangsungan hidup suatu perusahaan. Objek material dari administrasi kepegawaian pada hakikatnya adalah manusia yang sekaligus juga sebagai objek atau tujuan dari kegiatan perusahaan.

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian merupakan bidang atau kegiatan yang berurusan langsung dengan pegawai.  Administrasi kepegawaian terdiri dari dua pokok pikiran, yaitu administrasi dan kepegawaian. Oleh karena itu, untuk mengetahui pengertian administrasi kepegawaian kita perlu memahami kata administrasi dan kepegawa1an.

a. Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Secara Umum

Administrasi merupakan suatu fungsi yang memegang peranan penting bagi tercapainya kelancaran suatu usaha atau kegiatan maupun aktivitas yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Secara umum, administrasi didefinisikan sebagai suatu keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih, yang didasari atas rasionalitas tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Definisi administrasi tersebut mengandung paling sedikit tiga pemahaman berikut.

1. Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai suatu proses. Sebagai seni, penerapan administrasi memerlukan kiat-kiat tertentu yang sifatnya sangat situasional dan kondisional. Administrasi selalu terikat pada kondisi, situasi, waktu dan tempat.
2. Administrasi memilikrunsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua orang atau lebih, orang-orang tersebut bekerja sama dalam hubungan yang sifatnya formal dan hirarkis, adanya tujuan yang ingin dicapai. Adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan tersedianya sarana dan prasarana tertentu.
3. Administrasi sebagai proses kerja sama bukanlah merupakan hal baru karena administrasi sesungguhnya timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia.

Baca Juga:  PENGERTIAN, FUNGSI, DAN JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

Secara etimologi, kata 'administrasi' berasal dari bahasa Latin ad dan ministro. Kata ad berarti 'ke' atau 'kepada', dan kata ministro berarti 'melayani'. Istilah administrasi sama dengan tata usaha, artinya setiap kegiatan yang pencatatan berbagai keterangan yang mengadakan penting di dalam usaha/organisasi yang bersangkutan. Dalam suatu kegiatan organisasi atau perusahaan, administrasi merupakan sub sistem dari suatu sistem organisasi atau perusahaan yang bekerja sama dengan sub sistem lain membentuk suatu tujuan.

Berdasarkan hal tersebut, administrasi juga dapat didefinisikan dalam arti sempit dan dalam arti luas.

1. Administrasi dalam Arti Sempit

Definisi administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis. Dalam hal ini, administrasi bertujuan menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. Administrasi hanya dikaitkan dengan kegiatan ketatausahaan yang meliputi korespondensi, kesekretariatan, penyusunan laporan dan kearsipan. Dengan demikian, adninistrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut dengan tata usaha.

2. Administrasi dalam Arti Luas

Definisi administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja sama sesuai dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien Dalam hal ini, administrasi memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur, adanya keruntutan proses, tujuan yang akan dicapai, dan penggunaan sumber daya.

Administrasi melingkupi seluruh kegiatan organisasi dari mulai pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang dengan berbagai pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan. Ruang lingkup ilmu administrasi sangat huas, karena menyangkut segala sesuatu yang termasuk dalam bahasa atau bagian dari administrasi itu sendiri. Untuk m emudahkan dalam mempelajarinya diperlukan unsur-unsur sebagai batas luasnya administrasi tersebut. Adapun unsur-unsur yang digunakan sebagai batasan dalam ruang lingkup administrasi yaitu sebagai berikut.

1. Organisasi, merupakan wadah atau tempat terjadinya suatu kerja sama. Wewenang, tugas dan tanggungjawab menjadi satu kesatuan yang selaras
2. Manajemen, merupakan sebuah proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasi sehingga tujuan yang sudah ditetapkan benar-benar dapat dicapai
3. Kepegawaian, merupakan bidang yang berurusan dengan sumber tenaga manusia, dan harus ada dalam setiap usaha kerja sama. Pembahasan tentang unsur ini melahirkan sekelompok pengetahuan yang disebut administrasi kepegawaian (personel administration).
4. Keuangan, merupakan bidang pembiayaan dalam setiap adminisurasi. Unsur ini pun memuncul kan ilmu administrasi keuangan dengan cakupan budgeting, accounting, auditing, serta tindakan-tindakan lainnya terkait masalah keuangan.
5. Perlengkapan, merupakan bidang yang melayani kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan. Karena pentingnya bidang perlengkapan dalam setiap usaha kerja sama, maka berkembanglah pengetahuan administrasi perlengkapan (supply administration).
6. Tata usaha, merupakan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan mengumpulkan, mencatat, mengirim, mengolah atau menyimpan bahan-bahan keterangan atau informasi. Sebagaimana kita ketahui sebelumnya, tata usaha disebut pula dengan administrasi dalam arti sempit.
7. Tata hubungan, merupakan faktor utama bagi orang-orang dalam sebuah kerja sama untuk dapat mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing-masing personal. Tata hubungan yang baik memungkinkan terlaksananya kerja sama yang baik pula.
8. Perwakilan, merupakan segi yang memberikan gambaran kepada pihak lain (atau pihak luar) tentang segala sesuatu yang berkenaan dengan usaha kerja sama tersebut, atau sebaliknya.

b. Pengertian Kepegawaian

Masalah kepegawaian berkaitan erat dengan ketenagakerjaan. Artinya, dalam berbicara masalah kepegawaian tidak terlepas dari pembicaraan tentang ketenagakerjaan. Hal ini karena pegawai pada dasarnya juga merupakan pekerja. Dalam UU No. 13 Tahun 2003, tentang ketenagakerjaan, istilah "ketenagakerjaan' diartikan segala hal yang berhubungan dengan tenaga kerja pada waktu sebelum, selama, dan sesudah masa kerja. Istilah 'tenaga kerja' diartikan setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/atau jasa, baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. Tenaga kerja adalah penduduk yang memiliki usia di dalam batas usia kerja. Adapun batas usia kerja minimum di Indonesia adalah 10 tahun dengan batas usia maksimum tidak ditentukan.

Terkait dengan istilah tenaga kerja, perlu kiranya kita memahami istilah pekerja, buruh, swapekerja dan pegawai. Jika kita lihat di dalam Ketentuan Umum UU No. 13 Tahun 2003, penggunaan istilah pekerja selalu diikuti dengan istilah 'buruh'. Hal ini menandakan bahwa menurut UU No. 13 Tahun 2003 kedua istilah tersebut memiliki makna yang sama. Penyataan tentang hal tersebut dapat kita lihat pada Pasal 1 butir 3 UU No. 13 Tahun 2003, yang berbunyi: "Pekerja/buruh adalah setiap orang yang bekerja dengan menerima upah atau imbalan dalam bentuk lain." Dari definisi tersebut, kita dapat menyimpulkan ada dua unsur yang melekat pada istilah pekerja atau buruh, yaitu sebagai berikut.

1. Setiap orang yang bekerja, yang dapat diartikan orang yang tergolong dalam usia angkatan kerja ataupun bukan angkatan kerja namun masih tetap bekerja.
2. Menerima upah atau imbalan sebagai balas jasa atas pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Swapekerja merupakan orang-orang yang melakukan pekerjaan dengan bebas. Arti bebas di sini adalah tidak berada di bawah perintah orang lain, melainkan atas inisiatif sendiri dan bekerja dengan dana, tanggung jawab, serta resiko sendiri. Misalnya, para pemborong bangunan yang bekerja atas usaha sendiri, dokter, advokad atau pengacara yang menjalankan praktek sendiri. Adapun istilah 'pegawai' umumnya digunakan untuk menunjuk kepada golongan orang yang bekerja pada negara (pagawai negeri). Golongan ini tidak diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan tetapi diatur dalam undang-undang kepegawaian.

Merujuk dari beberapa pengertian di atas, maka secara umum istilah kepegawaian' dapat dipahami sebagai segala kegiatan yang berhubungan dengan kedudukan, kewajiban dan pembinaan karyawan atau pegawai.

Baca Juga: KARAKTERISTIK ADMNISTRSASI PERKANTORAN

c. Pengertian Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian sangat erat kaitannya dengan pegawai atau karyawan. Proses administrasi kepegawaian membahas atau mencatat segala sesuatu yang berhubungan dengan pegawai. Menurut kamus ilmu administrasi, administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai seluruh aktivitas yang mempunyai sangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Ada beberapa pendapat terkait rumusan atau pengertian administrasi kepegawaian yang disampaikan oleh para ahli, antara lain sebagai berikut.

Menurut Drs FX. Soedjadi MPA, manajemen kepegawaian adalah proses kegiatan yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin agar tercapainya tujuan organisasi yang sembang dengan sitat, hakikat dan fungsi organisasi serta sifat dan hakikat para anggotanya

Menurut Felix A. Nigro, administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai baru dan mempekerjakan pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum.

Menurut Paul PigorS dan Charles A Myers, serta Thomas G Spates, administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur dalam mengorganisasi atau memperlakukan tenaga kerja sedemikian rupa, sehingga tiap-tiap tenaga kerja mendapatkan hasil sebesar-besarnya dari kemampuan yang dimilikinya, dan memperoleh efisiensi maksimum untuk diri sendiri dan golongannya,

Menurut The Liang Gie, adminisurasi kepegawaian adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan masalah penggunaan tenaga kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Masalah dasar dalam rumusan The Liang Gie mengacu seputar penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian tenaga kerja.

Menurut Widjaja, pengertian administrasi kepegawaian dapat dipandang sebagai ilmu, proses, fungsi, dan seni.

• Sebagai ilmu, yaitu mempelajari segenap proses penanganan tenaga manusia mulai dari proses penerimaan hingga pemberhentian.
• Sebagai proses, yaitu proses penyelenggaraan politik kepegawaian atau program kerja yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
• Sebagai fungsi, yaitu mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Fungsi pengaturan dan pengurusan yang dimaksud yaitu merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik serta menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok atau kebijaksanaan politik.
• Sebagai seni, yaitu seni dalam memiliki pegawai baru serta menggunakan pegawai lama dengan cara sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga kerja manusia tersebut diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik secara kuantitas maupun kualitas.

Dari beberapa pendapat di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah  aktivitas atau kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja manusia intuk tencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

Pengertian Administrasi Kepegawaian