KARAKTERISTIK ADMNISTRSASI PERKANTORAN

Pengertian Karakteristik

Secara umum istilah 'karakter' sering disamakan dengan 'temperamen, tabiat, watak, atau akhlak. Istilah karakteristik berasal dari bahasa Inggris 'characteristic yang Derar mengandung sitat khas'. Secara harfiah menurut beberapa bahasa, karakter memiliki berbagal art, seperti kharacter (Latin) yang berarti instrument of marking, 'charessein' (Perancis) yang berarti to engrave (mengukir), 'watek (Jawa) berarti ciri, dan watak' (Indonesia) yang berarti sitat pembawaan yang memengaruhi tingkah laku, budi pekerti, tabiat, dan peringai.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah 'karakter' berarti 'sifat-sifat kejiwaan, akhlak atau budi pekerti yang membedakan seseorang dari yang lain; tabiat, watak'. Sementara itu, dalam Kamus Lengkap Psikologi (2011) karya J. P. Chaplin, dijelaskan bahwa karakteristik adalah sinonim atau persamaan dari kata karakter, watak, dan sifat yang memiliki pengertian sebagai berikut.

• Suatu kualitas atau sifat yang tetap terus-menerus dan kekal, yang dapat dijadikan ciri untuk mengidentifikasikan seorang pribadi, suatu objek, atau kejadian.
• Integrasi atau sintesis dari sifat-sifat individu dalam suatu kesatuan.
• Kepribadian seseorang dipertimbangkan dari titik pandangan etis atau moral.

Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa karakteristik adalah suatu sitat yang khas atau ciri yang melekat pada seseorang atau suatu objek. Objek di sini bisa berarti apa saja, benda mati atau pun makhluk hidup. Contohnya, ketika kita diminta menyebutkan apa ciri khas dari seekor burung, kita pasti akan menjawab ciri khasnya adalah bisa terbang, mempunyai paruh, dan berbulu. Contoh lainnya, ciri khas sepeda motor adalah beroda dua, menggunakan bensin, mempunyai spior, dan sebagainya. Ketika diminta menyebutkan ciri khas dari teman kita, kita pun akan dengan mudah menyebutkannya. Contohnya, Rini adalah orang yang manis, supel, pandai bergaul, rapi, dan berlesung pipi. ltulah beberapa contoh jika kita berbicara tentang karakteristik atau ciri khas.

Baca Juga: KARAKTERISTIK ADMINISTRASI

 

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Setelah mengetahui karakteristik administrasi, berikut ini akan dibahas mengenai karakteristik administrasi perkantoran.

1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan kantor adala melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalarn mencapai tujuan organisasi. Pernyataan tersebut dikuatkan oleh G. R Terry, seorang ahli di bidang manajemen dan administrasi, yang menyebutkan bahwa pekerjadn kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Pernyataan lain menurut ahli diungkapkan oleh Herry L. Wilie dan Robert P Brecht yang menyebutkan bahwa pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi peayanan service unit) yang bertujuan memberi pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, seperi bagian produksi atau penjualan yang sifat pekerjaannya operatif atau terjun langsung di lapangan. Namun, produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan jika pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

Contoh lain dari bentuk karakteristik administrasi perkantoran yang bersifat pelayanan adalah sebagai berikut.

• Tugas utama guru adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan Siswa. Namun, dalam menjalankan tugasnya, guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa atau menyiapkan rapor.
• Petugas perpustakaan mencatat siswa yang meminjam buku di perpustakaan.
• Teller bank mendata orang yang menabung di bank.
• Sekretaris membantu atasan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan atasan.

2. Bersifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Artinya, pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi. Tidak hanya terbatas di kantor (gedung), tetapi juga di luar kantor (di luar gedung). Berikut ini adalah beberapa contoh dari karakteristik administrasi bersifat terbuka dan luas.

• Petugas listrik mencatat meteran listrik ke rumah-rumah.
• Petugas pemeriksa karcis kereta api memeriksa karcis penumpang.
• Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.
• Polisi melakukan razia serta mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat

Baca Juga: RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

3. Dilaksanakan oleh Semua Pihak dalam Organisasi

Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paiing tinggi sampai pegawai yang paling bawah sekalipun. Artinya, pekerjaan itu dapat dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Contohnya, seorang direktur menelepon divisi lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor, Seorang pegawai yang bertugas membersihkan kantor, sering juga mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Beberapa contoh lain dari karakteristik ini adalah sebagai berikut.

• Seorang pimpinan bertugas memotivasi karyawannya untuk bekerja sebaik mungkin.
• Pengisian jurnal kelas dapat dilakukan oleh siswa lain, selain sekretaris kelas.
• Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain, akan mencatat dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihak yang dituju.
• Kakak kelas mendatangi tiap kelas untuk mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakurikuler yang ditawarkan.

kata kunci: karakteristik administrasi perkantoran