KARAKTERISTIK ADMINISTRASI

Karakteristik Administrasi

Bagaimana dengan administrasi perkantoran? Apakah mempunyai ciri khas? Jawabannya tentu saja ada. Pengertian tentang administrasi perkantoran telah disampaikan pada artikel sebelumnya. Masih ingatkah Anda? Administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan berupa merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, melakukan kontrol, serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan. Sebelum mempelajari karakteristik administrasi perkantoran, berikut ini adalah beberapa karakteristik administrasi yarig perlu Anda pahami.

1. Adanya Sekelompok Orang

Mengapa administrasi membutuhkan sekelompok orang? Bukankah kita dapat melakukan pekerjaan sendiri, misalnya membuat sebuah surat. Hal itu tentu dapat dikerjakan dalam waktu yang singkat. Namun, benarkah hal itu dapat selesai tanpa membutuhkan keberadaan orang lain? Mari kita cermati kembali. Surat yang dibuat memang termasuk dalam pekerjaan kantor. Namun, surat hanyalah sebuah alat untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Hal terpenting adalah apa tujuan dari membuat surat tersebut. Tentu isi surat tersebut bukan ditujukan untuk diri sendiri, melainkan sebagai media komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Artinya, kita. memang membutuhkan orang lain untuk menjalankan administrasi.

Diperlukannya keberadaan orang lain dalam administrasi dapat kita pahami dengan melihat kembali sejarah administrasi. Dulu, adanya alat tukar berupa uang timbul karena adanya dua orang atau lebih yang saling membutuhkan satu sama lain, sehingga mereka saling barter (menukarkan barang) untuk mendapatkan apa yang mereka perlukan. Lama- kelamaan, perilaku ini memunculkan ide adanya uang sebagai alat tukar. Contoh lain adalah adanya pencatatan transaksi penjualan di sebuah rumah makan. Hal tersebut muncul karena adanya dua orang atau lebih yang saling membutuhkan, si pembeli membutuhkan makanan, si penjual mengharapkan makanannya dibeli untuk mendapatkan uang. Jika dilakukan sendiri, tentu tidak akan ada pencatatan transaksi.

2. Adanya Kerja Sama

Karakteristik administrasi yang kedua yaitu kerja sama. Kerja sama adalah rangkaian perbuatan yang dilakukan bersama-sama secara teratur oleh lebih dari satu orang yang menimbulkan akibat yang tidak akan terjadi jika dilakukan sendirian Jadi, kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. Menurut Gibson (1983), kelompok kerja sama formal dan informal dibentuk karena pemuasan kebutuhan (the satisfaction of needs), kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction), tujuan kelompok (group goals), dan alasan ekonomi (economic reasons).

Contohnya adalah kelompok orang yang bekerja sama dalam bermain sepakbola. Tujuan utama dari bermain sepakbola adalah mencetak gol. Tanpa adanya gol, sebuah tim tidak akan bisa menang. Oleh karena itu, sekelompok orang dalam tim sepakbola tersebut saling bekerja sama satu sama lain untuk mencetak gol. Tanpa adanya kerja sama, mustahil gol akan tercipta.

Dalam melakukan pekerjaan kantor pun demikian, harus ada kerja sama. Jika salah satu pihak tidak mau bekerja sama, tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai. Contohnya, jika di kantor tidak ada kerja sama yang baik antara pimpinan dan bawahan, apa yang akan terjadi? Pasti tidak akan ada yang dikerjakan. Pimpinan akan marah, bawahan juga akan kesal karena dimarahi oleh pimpinan. Jadi, hal yang muncul bukanlah kerja sama, melainkan pertentangan.

3. Adanya Proses/Usaha yang Berkesinambungan

Masih ingatkah Anda dengan unsur-unsur administrasi yang telah kita pelajari pada bab sebelumnya? Unsur administrasi meliputi organisasi, manajemen, komunikasi, keuangan, perbekalan, personalia, dan lainnya. Unsur-unsur tersebut saling berkaitan satu sama lain, bahkan seringkali semuanya dilaksanakan secara bersamaan. Urutan pelaksanaan dan pentingnya suatu unsur dapat berubah-ubah, bergantung pada orang dan corak kerja sama. Peranan yang dititikberatkan dari suatu unsur dapat berbeda-beda dalam suatu kerja sama. Jika rangkaian ini berputar, artinya sedang berlangsung sebuah kegiatan.

Contohnya, pencatatan pembayaran gaji yang merupakan bidang keuangan, sudah tentuu berdasarkan catatan kehadiran milik pegawai tersebut. Dalam satu bulan siapa yang tidak hadir, siapa yang sakit, dan sebagainya. Ini tentu akan memengaruhi proses pencatatan penghitungan keuangan.

4. Adanya Pembagian Tugas

Sebelumnya telah dicontohkan bahwa kerja sama diperlukan dalam sebuah tim sepakbola. Dalam sepakbola, gol banyak tercipta karena adanya pembagian peran dalam tim. Ada yang berperan sebagai penjaga gawang, pemain belakang, dan penyerang. Mereka bahu-membahu mencetak gol, tidak ada yang bermain sendiri.

Jika lawan sedang menyerang, semua akan mempertahankan wilayah agar tidak sarnpai dikalahkan lawan. Sebaliknya, jika ada teman yang maju ke depan, pemain belakang juga seringkali maju mendorong temannya untuk mencetak gol. Bayangkan jika semuanya ingin menjadi penyerang, siapa yang akan menjaga pertahanan? Tentu akan sangat berat. Namun, apa yang terjadi ketika salah satu dari mereka berhasil mencetak gol? Mereka pasti akan bersuka cita dan saling berangkulan merayakan keberhasilan hasil kerja sama mereka.

Hal tersebut juga berlaku dalam administrasi perkantoran. Antara pegawai yang satu dan yang lain mempunyai peran yang berbeda dan harus saling mendukung. Pegawai yang menguasai komputer akan banyak bekerja di bidang komputer, seperti bagian data. Sementara itu, pegawai yang menguasai bidang keuangan akan mengurusi bidang keuangan. Pembagian peran yang berbeda akan bersinergi satu dengan yang lainnya untuk saling mendukung dan melengkapi sehingga kekurangan pada tiap individu akan ditutupi oleh individu yang lain.

5. Adanya Bimbingan, Kepemimpinan, dan Pengawasan

Agar Anda dapat lebih mudah memahami, mari kita kembali pada contoh permainan sepakbola. Apakah ada pemimpin? Tentu saja. Ada pelatih dan ada kapten tim. Pelatih bertugas memberikan bimbingan, motivasi, dan arahan kepada pemain agar mereka tetap bermain sesuai instruksi dan kesepakatan bersama, serta tidak melernceng dari tugas-tugas mereka. Termasuk juga kapten tim, yang bertugas memotivasi langsung teman-temnannya agar mereka tetap semangat sekalipun dalam keadaan tertinggal.

Bagaimana dengan di kantor? Mereka harus seperti pemain sepakbola yang berhasil. Ada pemimpin dan pegawai/pelaksana. Pemimpin akan memberikan arahan kepada pegawai termasuk melakukan pembinaan, pemberian motivasi, serta pengawasan agar mereka tetap bekerja sesuai dengan tugas pokok mereka. Jadi, mereka tidak melenceng dari jalan yang sudah diarahkan dan dapat bekerja dengan sungguh-sungguh untuk mencapai suatu tujuan. Seorang pemimpin harus mempunyai sifat-sifat kepemimpinan yang baik sehingga bawahan mempunyai sikap hormat kepada pimpinannya.

6. Adanya Tujuan

Tujuan adalah cita-cita dan impian yang hendak diraih oleh suatu organisasi. Tugas untuk mencapai tujuan organisasi dibebankan kepada pimpinan/manajer dibantu oleh karyawan yang lain. Mengingat pentingnya penetapan tujuan sebagai bagian dari fungsi perencanaan, dibutuhkan pimpinan yang mempunyai visi, pengalaman, dan wawasan yang luas. Oleh karena itu, sebelum menjalankan dan mengarahkan kegiatan organisasi, seorang pimpinan harus menetapkan tujuan yang jelas. Meskipun tugas untuk mencapai tujuan dibebankan kepada pimpinan, seorang pimpinan tidak dapat mencapai tujuan tersebut seorang diri. la tetap membutuhkan keberadan pegawai lain yang membantunya untuk mencapai tujuan tersebut. Oleh karena itu, sinergi antara pimpinan dengan pegawai haruslah kuat.

kata kunci: karakteristik administrasi

Cari Blog Ini

Toko Ilmuu