PENGERTIAN, TUJUAN, DAN UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management manajemen kantor). Berikut ini adalah beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberapa ahli.

a. William Spriegel dan Ernest Davies

Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principle of Business Organization and Operation (1966), manajemen kantor adalah pengerahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.

b. George R. Terry

George R. Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control (1949) mengemukakan bahwa manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor serta pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yarng telah ditentukan.

Baca Juga: HAKIKAT PARADIGMA DAN FILOSOFI

c. Arthur Granger

Arthur Granger dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report mengemukakan bahwa manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi

d. William Leffingwell dan Edwin Robinson

William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management (1943) mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

e. W.H. W.H. Evans

W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern (2009) mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori organisasi.

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang dapat menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatit, pengambilan kebijaksanaan/keputusan oleh pimpinan, dan perkembangan kemajuan organisasi.

2. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut G.R. Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control (1949) adalah sebagai berikut.

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan, dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
• Membuat catatan dengan biaya minimal.

Baca Juga: PENGERTIAN DAN PERKEMBANGAN ADMINISTRASI

3. Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (2009), aaministrasi merupakan suatu kebulatan proses penvelenggaraaan yang mengandung delapan unsur, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan membentuk kesatuan yang tidak terpisahkan dalam menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya, simak uraian tentang unsur-unsur admiristrasi berikut.

a. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.

b. Manajemen

Manajemen adalah rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar- benar tercapai. 

c. Tata Hubungan

Tata hubungan adalah rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerja sama.

d. Kepegawaian

Kepegawaian adalah rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

e. Keuangan

Keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelajaran dalam usaha kerja sama.

f. Perbekalan

Perbekalan adalah rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerja sama.

g. Tata Usaha

Tata usaha adalah rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

h. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

"Delapan unsur administrasi menurut The Liang Gie adalah pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usah, dan perwakilan"