PENGERTIAN DAN PERKEMBANGAN ADMINISTRASI

1. Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu ad dan ministrare. Ad berarti 'intensif' dan 'ministrare' berarti 'melayani, membantu, atau memenuhi'. Dalam bahasa Inggris, administrasi disebut administration yang berarti 'tata usaha'. Sementara itu, menurut

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan; kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit, administrasi adalah suatu kegiatan catat-mencatat, tulis-menulis, surat-menyurat, pembukuan, dan kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan. Sementara itu, dalam arti. luas, administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Berdasarkan beberapa pengertian administrasi tersebut, dapat disimpulkan bahwa administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Baca Juga: HAKIKAT PARADIGMA DAN FILOSOFI

2. Perkembangam Administrasi

Sebelum berubah menjadi sains, administrasi terlebih dahulu mengalami perkembangan sebagai berikut.

a. Administrasi sebagai Seni

Administrasi sudah dipraktikkan sejak zaman purbakala, yaitu sejak adanya peradaban manusia karena sudah ada kerja sama di antara mereka untuk mencapai suatu tujuan, walaupun dalam bentuk yang masih sangat sederhana. Dalam perkembangannya, administrasi sebagai seni terbagi dalam tiga fase berikut ini.

1) Fase prasejarah, dalam fase ini keberadaan administrasi sebagai seni ditandai dengan adanya hal-hal berikut.

• Pada zaman Mesopotamia telah ada perdagangan, pemerintahan, pengangkutan, dan penggunaan logam sebagai alat tukar-menukar.
• Pada zaman Mesir Kuno, administrasi pemerintahan, militer, perpajakan, perhubungan, dan pertanian semakin terlihat.
• Tiongkok telah menerapkan sistem administrasi kepegawaian.
• Pada zaman Romawi Kuno seorang filsuf bernama Cicero telah menulis buku yang berjudul De Officii (The Office) dan De Legibus (The Law) yang menandakan telah adanya administrasi.

2) Fase sejarah, dalam fase ini keberadaan administrasi sebagai seni ditandai dengan adanya hal-hal berikut.

• Adanya Revolusi Industri pertama di Inggris dengan dibuatnya mesn uap pertama yang efisien oleh James Watt yang berakibat luas dalam bdang administrasi dan manajemen.
• Charles Babbage, seorang sarjana matematika menulis buku berjudal The Economy of Manufacture yang menekankan pentingnya efisiensi dalam usaha mencapai tujuan.

3) Fase Modern, dalarm fase ini keberadaan administrasi sebagai seni ditandai dengan adanya hal-hal berikut.

• Lahirnya Gerakan Manajemen Imiah yang dipelopori oleh Fredericlk W. aylor, di Amerika Serikat (1856-1916). Karya ilmiah F.W. Taylor antara lain Shop Management (Manajemen Perbengkelan) (1903), The Principles of Sientific Management (Asas-asas Manajemen lImiah) (1911), dan On The Art of Cutting Metals (Seni Memotong Barang Logam) (1906).

Empat prinsip pandangan yang dikemukakan oleh F.W. Taylor mengenai manajemen ilmiah, yaitu: 

1. setiap unsur pekerjaan manusia harus dikembangkan secara ilmiah,
2. harus memilih, melatih, mendidik, dan mengembangkan para pekerja secara imiah agar sesuai dengan bakat dan kemampuannya, 
3. memupuk kerja sama dalam kelompok pekerjaan masing-masing agar secara sadar menyukai untuk melakukan pekerjaan sesuai bakat dan kemampuannya, dan 
4. mengadakan pembagian kerja dan tanggung jawab kerja antara pimpinan, manajer, pelaksana, dan pekerja.

• Lahirnya prinsip administrasi yang dikemukakan oleh Henry Fayol (1841 1925). la adalah seorang insinyur/ahli pertambangan Perancis. la berhasil menyelamatkan perusahaan dari kehancuran saat menjadi tenaga administrasi perusahaan.

Fayol adalah salah satu kontributor paling berpengaruh dalam konsep manajemen atau ilmu administrasi modern. Peninggalan Fayol yang terkenal adalah tentang lima fungsi utama manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengontrol.

Fayol juga terkenal akan empat belas prinsip administrasinya. Prinsip ini disebut oleh Fayol dalam karya aslinya berjudul Administration Industrielle et Generale yang diterjemahkan ke bahasa Inggris menjadi General and Industrial Management. Empat belas prinsip tersebut adalah sebagai berikut.

a) Pembagian kerja (division of work)

Pembagian kerja atau spesialisasi dapat meningkatkan produktivitas karena memusatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlian.

b) Kewenangan dan tanggung jawab (authority and responsibility)

Wewenang dan tanggung jawab harus ada dalam pelaksanaan kegiatan. Perlu ada motivasi bagi pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan dengan baik dan sanksi bagi pelaksanaan kegiatan yang tidak baik.

c) Disiplin (dicipline)

Disiplin dalam hal ini adalah rasa hormat dan taat pada peranan dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

d. Kesatuan perintah (unity of command)

Dengan adanya kesatuan perintah, bawahan hanya menerima perintah dan bertanggung jawab pada satu atasan.

e) Kesatuan arah/tujuan (unity of direction)

Perlu adanya kesatuan arah atau pengarahan. Organisasi akan efektif jika para anggota bekerja sama berdasarkan tujuan yang sama.

f) Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination of individual interest to the common good).

g) Penggajian (remuneration)

Penggajian atau pengupahan merupakan pembayaran balas jasa yang harus dilakukan secara bijaksana, adil, tidak eksploitatif, dan memuaskan_pihak-pihak terkait.

h) Sentralisasi dan desentralisasi (centralization and decentralization)

Perlu adanya pengaturan kewenangan; dipusatkan atau dibagi-bagi.

i) Skala hierarki (hierarchy)

Hubungan tugas disusun dari atas ke bawah.

j) Tata tertib (order)

Segala sesuatu harus rapi sesuai dengan aturannya.

k) Keadilan (equity)

Kesetiaan dan pengabdian dari para pekerja harus diimbangi dengan sikap kebaikan dan keadilan terhadap para pekerja.

l)Stabilitas jabatan (stability of staff)

Perlu kelangsungan, keamanan, dan kepastian kerja bagi pegawai.

m) Prakarsa (initiative)

Dalam bekerja dimungkinkan adanya inisiatif atau ide. Hal ini patut untuk diberi perhatian.

n) Solidaritas (esprit de corps)

Harus ada semangat solidaritas kelompok sehingga tercipta persatuan atau kesetiakawanan, kebanggaan bersama, dan rasa memiliki yang tinggi.

lImu manajemen berkembang di negara-negara Anglo-Saxon, sedangkan ilmu administrasi berkembang di negara-negara Continental. Pada perkembangan berikutnya, terdapat istilah tata usaha yang dipahami dalam bahasa Belanda sebagai administratie yang merupakan bagian dari ilmu administrasi itu sendiri.

Pada akhirnya, di negara-negara jajahan terjadi reduksi makna administrasi menjadi arti sempit dari tata usaha, sedangkan manajemen berkembang sesuai dengan proporsi aslinya. Pokok-pokok pendapat atau teori Henry Fayol mengenai administrasi adalah sebagai berikut.

a) Administrasi bukan semata-mata tanggung jawab pimpinan, tetapi tersebar luas ke seluruh organisasi.

b) Administrasí merupakan bagiań kegiatan dalam badan usaha.

c) Adanya pengajaran administrasi yang bersitat umum dari sekolah tingkat rendah sampai ke tingkat yang tertinggi.

d) Latihan administrasi untuk semua tingkat jabatan.

Baik F. W. Taylor maupun Henry Fayol kemudian cikenal sebagai pelopor/bapak administrasi.

b. Administrasi sebagai Ilmu

Manusia mengenal manajemen sebagai seni sampai tahun 1886 karena pada tahun itulah timbul suatu ilmu baru yang dikenal sebagai administrasi. Sebagai suatu ilmu pengetahuan, administrasi didasarkan pada sekelompok prinsip-prinsip yang telah teruji kebenarannya. Administrasi juga telah memiliki metode, sistematika, dalil-dalil, dan rumusannya sendiri.

Hal ini sesuai dengan definisi dari ilmu pengetahuan, yaitu suatu objek ilmiah yang memiliki sekelompok prinsip, dalil, dan rumus yang melalui percobaan-percobaan yang sistematis dilakukan berulang kali, dan telah teruji kebenarannya serta dapat diajarkan dan dipelajari. Namun, administrasi tetap tidak kehilangan sifat seninya karena dalam penerapannya, seni masih memegang peranan yang sangat menentukan.

lImu administrasi termasuk dalam kelompok ilmu-ilmu sosial karena penerapan prinsip- prinsip, rumus-rumus, dan dalil-dalilnya sangat bermanfaat untuk meningkatkan mutu kehidupan manusia. Dalam perkembangannya, ilmu administrasi berkembang melalui beberapa tahap berikut ini.

1) Tahap Survival (1886-1930)

Tahun 1886 sering disebut sebagai tahun lahirnya ilmu administrasi karena pada tahun ini Gerakan Manajemen lIlmiah dimulai oleh Frederick Winslow Taylor. Dalam jangka waktu panjang inilah para ahli yang mengkhususkan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen mermperjuangkan pengakuan administrasi dan manajemen sebagai salah satu cabang ilmu pengetahuan.

2) Tahap Konsolidasi dan Penyempurnaan (1930-1945)

Tahap ini disebut' tahap konsolidasi dan penyempurnaan karena dalam jangka waktu inilah prinsip-prinsip, rumus-rumus, dan dalil-dalil ilmu administrasi dan manajemen lebih disempurnakan sehingga kebenarannya tidak dapat dibantah lagi. Dalam jangka waktu ini pula, gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi negara dan niaga mulai banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi.

3) Tahap Human Relation (1945-1956)

Disebut tahap human relation karena perhatian para ahli dan sarjana mulai beralih pada faktor manusia serta hubungan formal dan irnformal yang perlu diciptakan, dibina dan dikembangkan oleh dan antarmanusia pada semua tingkatan organisasi demi terlaksananya kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan dalam suasana yang intim dan harmonis.

4) Tahap Behavior (1959-sekarang)

Pada tahap ini, sorotan perhatian bukan lagi pada manusianya melainkan sudah meningkat pada penyelidikan tentang tindak tanduk manusia dalam kehidupan berorganisasi dan alasan manusia bertindak demikian. Jika ada kerugian organisasi dari tindakan yang dilakukan, diselidiki pula penyebab kerugian tersebut dan diupayakan agar tindakan yang merugikan itu dapat diubah menjadi menguntungkan.