RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut ini.

a. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan berbeda antara satu dan yang lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat menjadi POAC. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut ini.

1) Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menemukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran meliputi: 

• perencanaan gedung, 
• tata ruang kantor, 
• penerangan/cahaya, 
• ventilasi,
• perlengkapan peralatan dan perabotan kantor,
• metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor,
• anggaran (budgeting) perkantoran,
• standar kualitas kerja, dan 
• sistem informasi dan telekomunikasi.

"Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan"

2) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi meliputi hal berikut ini.

• Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan.
• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan.
• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan pegawai dalam melakukan pekerjaan

Baca Juga: PENGERTIAN DAN PERKEMBANGAN ADMINISTRASI

3) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan ingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengaranan perkantoran meliputi: 

• penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan, 
• penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan, 
• pemberian bantuan kepada pegawai dalam memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pekerjaan, 
• penyatuan visi misi karyawan dan organisasi,
• perancangan cara komunikasi yang efektif dengan pegawai, agar komunikasi antara atasan dan bawahan dapat berjalan lancar, dan
• penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada pegawai.

4) Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Objek pengawasan perkantoran meliputi

• penggunaan peralatan dan perabot kantor,
• metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor,
• kualitas pekerjaan kantor,
• pelayanan kantor,
• waktu, dan
• biaya perkantoran.

b. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang di dalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen dan berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi 'perkantoran' akan mengandung arti 'kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya', yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut.

1) Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor adalah sebagai berikut.

a) Faktor keamanan

Kantor bukan lagi sekedar tempat berkumpulnya orang-orang yang melakukan sebuah pekerjaan dan aktivitas, tetapi tempat dokumen-dokumen penting perusahaan/organisasi disimpan, dirawat, ataupun dimusnahkan. Selain itu, kantor juga sudah harus dapat memenuhi segala bentuk kenyamanan untuk para pegawainya. Hal penting yang juga tidak boleh terlewatkan adalah lokasi kantor yang aman dari segala bentuk kejahatan/kriminal. Karena hal tersebut dapat saja merngancam kehidupan sosial para pegawai ataupun dokumen- dokumen penting perusahaan/organisasi.

b) Faktor lingkungan

Gedung dan kantor yang terletak pada tempat (lingkungan) dengan reputasi baik akan memberikan suatu keuntungan tersendiri bagi perusahaan/organisasi yang bersangkutan karena dapat pula meningkatkan citra perusahaan/organisasi tersebut.

c) Faktor harga

Mempertimbangkan harga dengan biaya yang minimal.

"Sarana dan fasilitas kerja perkantoran antara lain lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor"

2) Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain:

• gedung menjamin keamanan dan kesehatan pegawai,
• gedung memiliki fasilitas yang memadai, dan 
• harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan).

Baca Juga: FUNGSI-FUNGSI KANTOR

3) Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut.

• Perabotan kantor (office furniture) merupakan segala macam barang/benda kantor yang bertungsi sebagai penunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyal peranan penting dalam setiap kantor.
• Perbekalan kantor (office supplies) merupakan semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor, baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan, seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus, dan peralatan habis pakai lainnya.

4) Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

5) Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Contohnya, mesin tik, komputer, stensil, OHP, dan mesin fotokopi. Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor. Dari seluruh penjabaran materi yang telah dibahas, dapat disimpulkan bahwa hakikat administrasi perkantoran adalah proses kerja sama sekelompok manusia yang didasarkan pada pelayanan, rasionalitas, efektivitas, dan efisiensi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

"Peralatan kantor terdiri dari perabotan dan perbekalan kantor"