FUNGSI-FUNGSI KANTOR

Fungsi Kantor

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)  tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri atas tempat, personil, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pinpinan organisasi. Tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin-mesin kantor dan perlengkapan lainnya.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha. Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya sebagai berikut.

a. Menerima informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, laporan tentang berbagai kegiatan bisnis, dan informasi lebih lanjut yang mungkin diminta oleh manajemen.

Baca Juga: PENGERTIAN, TUJUAN, DAN UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

b. Merekam informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan pabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai alat bukti. Selain itu, rekaman juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

c. Mengatur Informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan olkh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya, kporan dari suatu kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara jeus dan dapat terbaca dengan baik. Laporan tersebut tentunya dibuat oleh pihak yang memanfaatkan informasi atau data yang telah diatur dengan sistematis di kantor.

d. Memberi informasi

Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Jika pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus/insidental. Informasi dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

e. Melindungi Aset atau Harta

Segala bentuk inforrmasi atau data yang diterima kantor merupakan aset atau harta yang dimiliki kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika hanya dibatasi pada menerima, merekam, mengatur, dan memberi informasi. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta berupa informasi atau data, baik tempat penyimpanannya maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar-benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Paradigma Administrasi Perkantoran

Paradigma adalah cara pandang kita atau cara berpikir kita terhadap sesuatu hal. Hal ini berlaku juga terhadap cara pandang atau pemikiran kita pada bidang administrasi perkantoran. 

Paradigma administrasi perkantoran merupakan suatu teori dasar atau ontologi administrasi dengan cara pandang yang relatif mendasar dari nilai-nilai kebenaran, konsep, dan metodologi serta pendekatan-pendekatan yang digunakan. Perubahan paradigma disebabkan oleh perkembangan pemikiran para ilmuwan administrasi khususnya administrasi perkantoran atas bantahan-bantahan karena keraquan kebenaran yang dikandungnya itu telah mengalami pergeseran makna.

Baca Juga: HAKIKAT PARADIGMA DAN FILOSOFI

Berikut ini beberapa perubahan paradigma administrasi perkantoran yang mengalami perubahan dari waktu ke waktu seiring dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, yakni mulai dari paradigma konvensional hingga berkembang menjadi paradigma struktural.

Dengan demikian, paradigma administrasi perkantoran juga mengalami pergeseran sesual dengan perkembangan yang ada di masyarakat, termasuk perkembangan teknologi dan informasi. Dulu, data hanya dapat ditulis tangan sehingga perlu waktu untuk membuatnya. Dewasa ini, berkat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, data dapat dibuat dalam waktu yang lebih cepat dan dalam bentuk yang lebih baik.

Semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, paradigma tentang administrasi perkantoran juga akan mengalami pergeseran. Namun, pergeseran itu tentu akan menjadikan administrasi perkantoran semakin berperan penting dalam kehidupan manusia.

Filososi Administrasi Perkantoran

Menurut Prajudi, dalam bukunya Dasar-dasar lImu Administrasi, filosofi administrasi adalah seperangkat pandangan dasar, teori dasar, prinsip dasar, dan norma dasar mengenai administrasi beserta seluruh aspek-aspeknya, yang dapat dipakai sebagai pangkal tolak untuk berpikir, mengambil keputusan, dan bertindak ketika kita menghadapi masalah-masalah administrasi di dalam praktik.

Bagaimana dengan filosofi administrasi perkantoran? Tentunya pengertian di atas juga dapat digunakan untuk menjelaskan filosofi administrasi perkantoran karena administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi.

Filosofi administrasi merupakan kelanjutan dari filosofi bisnis. Artinya, filosofi administrasi sangat tergantung dari filosofi bisnisnya. Jika bisnisnya di bidang perdagangan, administrasinya juga terkait dengan bidang itu. Berikut ini adalah beberapa filosofi administrasi yang harus dikembangkan.

1. Filosofi Organisasi (Philosophy of Organization)

Dalam filosofi organisasi, harus ada ketegasan mengenai cara berpikir orang-orang yang ada di dalamnya. Harus ada batasan yang jelas dalam hubungan kerja antara yañng satu dengan yang lain, misalnya antara atasan dan bawahan. Jadi, pekerjaan didasarkan pada tugas pokok dan fungsi kedinasan, bukan berdasarkan hubungan kekeluargaan atau kekerabatan.

Baca Juga: PENGERTIAN DAN PERKEMBANGAN ADMINISTRASI

2. Filosofi Manajemen (Philosophy of Management)

Dalam filosofi manajemen, harus ada aturan-aturan, pedoman-pedoman, instruksi instruksi, dan prosedur-prosedur yang dibuat berdasarkan pada prinsip-prinsip dan norma- norma dasar tertentu. Contohnya, disediakan waktu beribadah saat bekerja karena ibadah terkait dengan norma agama, ada pembatasan jam kerja, dan sebagainya.

3. Filosofi Kepermimpinan (Philosophy of Leadership)

Dalam administrasi diperlukan kepemimpinan. Setiap pemimpin harus mempunyai dan memahami pengetahuan tentang cara memimpin organisasi dan bawahannya. Hal ini diperlukan karena akan banyak permasalahan yang harus dipecahkan dan hal tersebut memerlukan kepeminpinan.

4. Filosofi Kerja (Philosophy of Work)

Filosofi kerja diperlukan sebagai dasar dalam mengembangkan gairah dan semangat kerja. Kita harus mempunyai pandangan bahwa kerja itu bukan semata-mata karena orang memerlukan uang, tetapi yang jauh lebih penting bahwa kerja adalah inti atau dasar dari manusia. Kerja dapat berarti ibadah, kerja adalah aktualisasi diri manusia, dan sebagainya.

5. Filosofi Teknologi (Philosophy of Technology)

Fiflosofi Teknolofi menyangkut segi mental atau pendirian kita terhadap teknologi beserta pemakaiannya. Teknologi semakin berkembang dan banyak diperlukan oleh berbagai jenis pekerjaan. Oleh karena itu, kita harus dapat menyikapi perkembangan teknologi dengan bijak. Setiap ada perubahan terkait teknologi, bukan berarti kita harus apatis. Justru kita harus dapat menggunakannya untuk kepentingan yang lebih besar. Kesempatan itu digunakan tanpa harus meninggalkan norma-norma yang sudah berjalan baik.