PENGERTIAN, FUNGSI, DAN JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

 PENGERTIAN PEKERJAAN KANTOR

Istilah pekerjaan kantor di Indonesia sering disebut atau dapat disamakan dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi. Dalam bahasa Ingqris, pekerjaan kantor disebut juga office work, clerical work (pekerjaan tulis), dan paper work (pekerjaan kertas). Oleh karena itu, ketika berbicara tentang tata usaha dan administrasi, berarti di dalamnya terdapat pekerjaan yang berkaitan dengan kertas dan tulis-menulis. Contohnya pada perusahaan retail atau dagang, tugas pokoknya adalah membeli barang dan menjualnya kembali kepada konsumen. Perusahaan tersebut memerlukan tugas penunjang dalam melakukan tugas pokoknya. Dalam melakukan penjualan diperlukan data-data secara tertulis, hubungan komunikasi yang baik kepada konsumen, dan juga bukti-bukti berupa catatan penjualan, catatan pembayaran, dan sebagainya.

Hal tersebut juga berlaku dalam perusahaan jasa. Jasa dilakukan dengan melakukan pekerjaan kantor. Di sebuah bank, dalam melakukan transaksi perbankan, pihak bank melakukannya menggunakan komputer atau melalui pencatatan. Dengan demikian, dalam setiap kantor terdapat bagian yang melaksanakan tugas-tugas pokok/utama dan bagian-bagian lain yang membantu atau menunjang pelaksanakan tugas pokok/utama. Pekerjaan penunjang tugas pokok/utama yang berkaitan dengan kertas dan tulis-menulis ataupun pelayanan, itulah yang disebut pekerjaan kantor.

Berikut ini adalah beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli.

George Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat- warkat tertulis serta laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna dalam menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk mencari keterangan di kemudian hari.

Geoffrey Mills dan Oliver Standingford

Keduanya menekankan pekerjaan kantor kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, misalnya menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

Baca Juga : Hasil Pekerjaan Kantor

FUNGSI PEKERJAAN KANTOR DALAM ORGANISASI

Pekerjaan kantor (office work) atau yang biasa disebut juga dengan tata usaha dilakukan pada setiap organisasi/ perusahaan, mulai dari pimpinan tertinggi hingga tingkatan terendah dalam organisasi. Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain: 

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan- pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi
2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan, dan
4. Memberikan bantuan kepada seluruh bagian yang terdapat dalam perusahaan,

JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

Beberapa jenis pekerjaan kantor yang dilakukan di perusahaan-perusahaan sebagai pekerjaan tata usaha adalah sebagai berikut.

• Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan ketika diperlukan. Contohnya, mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.
• Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan kete rangan-keterangan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Contohnya, membuat surat atau notula, merekam kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media.
• Mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan untuk disajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Contohnya, membuat rekapitulasi data, laporan tertulis, dan laporan keuangan.
• Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contohnya, memfotokopi surat, mencetak informasi dengan printer atau risograph.
• Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Contohnya, mengirim surat ke luar melalui pos, mendistribusikan informasi, mengirim surat melalui faksimile, dan mengirim informasi denga e-mail.
• Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman. Contohnya, menyimpan surat/arsip, menyimpan data ke komputer, dan menyusun buku di perpustakaan.
• Melakukan komunikasi, yaitu kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain, baik langsung atua menggunakan media dan mendapat respons dari penerima pesan. Contohnya, bertelepon, melakukan korespondensi, chatting, dan teleconference.
• Menghitung, yaitu kegiatan melakukan pencatatan data yang berkaitan dengan angka. Contohnya menghitung hasil penjualan mencatat data keuangan, dan menghitung sarana serta prasarana yang dimilki perusahaan.

Selain pekerjaan-pekerjaan kantor yang telah disebutkan di atas, masih ada lagi pekerjaan-pekerjaan kantor lainnya yang mendukung tugas utama perusahaan. Contohnya, pelayanan tamu, kurir, dan petugas kebersihan kantor.

Baca Juga : Asas-Asas Manajemen Perkantoran Disertai Kekurangan dan Kelebihannya

Beberapa ahli administrasi dan perkantoran juga membuat klasifikasi jenis pekerjaan kantor sesuai dengan pandangan mereka. Beberapa pandangan tersebut adalah sebagai berikut. 

• Berdasarkan hasil penelitian George Terry terhadap perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut.

1. Typing (mengetik)  = 24,6 %
2. Calculating (menghitung) = 19,5 %
3. Checking (memeriksa) = 12,3 % 
4. Filing (menyimpan warkat)=10,2 %
5. Telephoning (menelepon) =  8,8 % 
6. Duplicating (menggandakan)= 6,4 %  
7. Mailing (mengirim Surat) = 5,5 % 
8. Other (lain-lain)  = 12,7 %

• Menurut William H. Lefingwell dan E. M Robinson, jenis pekerjaan kantor dapat diperinci sebagai berikut.

1. Surat-menyurat, mendikte, dan mengetik (correspondence, dictation, and yping).
2. Mengurus, membagi-bagi, dan mengirimkan surat-menyurat pos (handling distributing, and dispatching mail).
3. Membuat warkat dan mencatat data yang diinginkan (making records noting down desired data).
4. Memperbarnyak warkat dan membubuhkan alamat (duplicating and addressing work).
5. Menyimpan warkat (filing).
6. Menerima pesanan, mengantarkan, dan mengirimkan dengan kapal receiVing, dispatsching and shipping orders).
7. Membuat rekening (biling)
8. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai (passing credit and collecting out standing accounts).
9. Bermacam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, dan pekerja pesuruh (miscellaneous, such as telephone, receiving visitor, messenger service).
10. Tugas-tugas khusus untuk menyederhanakan sistem dan menghapuskan pekerjaan yang tidak perku (special tasks, objectives, simplification of system, and elimination of unnecessary).