HASIL PEKERJAAN KANTOR

Hasil Pekerjaan Kantor (Surat, Laporan, Formulir, Berbagai Macam Dokumen Tertulis, Arsip)

Seperti telah disampaikan pada materi sebelumnya bahwa pekerjaan kantor banyak sekali ragamnya, misanya typing, checking, mailing, dan duplicating. Dari aktivitas-aktivitas tersebut, diperoleh berbagai macam hasil atau produk berupa data tertulis karena pekerjaan kantor memang erat kaitannya dengan tulis-menulis. Hasil jasa atau produk tersebut antal lain sebagai berikut.

1. Surat

Komunikasi yang ditujukan untuk sesama pegawai atau relasi bisnis dapat dilakukan secara langsung atau tertulis. Komunikasi dalam bentuk tulisan inilah yang sering disebut surat. Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Surat merupakan produk atau hasil dari adanya komunikasi, pengetikan, penggandaan, dan pengiriman. Dalam melakukan komunikasi dengan para relasi, selain dilakukan secara langsung, juga dilakukan secara tertulis. Bahkan terkadang komunikasi yang dilakukan secara langsung/lisan harus juga dituangkan secara tertulis. Contohnya, sekretaris mencatat hal-hal penting yang dibicarakan dalam rapat (membuat notula). Hal ini dilakukan karena surat mempunyai kegunaan yang sangat banyak untuk kepentingan organisasi. Kegunaan surat antara lain sebagai berikut.

1. Alat komunikasi secara tertulis.
2. Alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan.
3. Bukti tertulis yang sangat otentik.
4. Dapat menjadi nilai historis.
5. Sebagai duta organisasi.
6. Dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Untuk membuat dan menghasilkan surat yang baik, surat harus dibuat dengan memperhatikan hal-hal berikut ini.

1. Gunakan kertas yang baik dan sesuai dengan standar persuratan, yaitu kertas HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan kertas HVS ukuran Folio (F4) untuk lembaga pemerintahan.
2. Surat dibuat lengkap dengan bagian- bagian surat yang terstruktur dan bentuk surat yang dipilih.
3. Bahasa surat harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, dan padat sesuai dengan jenis-jenis surat.
4. Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk surat bahasa Indonesia, dan bahasa Inggris dengan grammar yang baik untuk surat bahasa Inggris.

Baca Juga : Asas-Asas Manajemen Perkantoran Disertai Kekurangan dan Kelebihannya

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, baik secara lisan maupun tertulis, dari bawahan kepada atasan mengenai kegiatan yang merupakan tugas dan tanggung jawab seseorang atau sekelompok orang. Laporan termasuk hasil dari pekerjaan kantor karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor-yang sangat diperlukan karena laporan mempunyai fungsi dan kegunaan yang penting untuk organisasi.

A. Fungsi laporan

Fungsi laporan, antara lain sebagai berikut.

1) Bahan pertanggungjawaban.

2) Alat menyampaikan informasi.

3) Alat pengawasan.

4) Bahan penilaian.

5) Bahan pengambilan keputusan

B. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

Seperti halnya surat, dalam membuat laporan pun harus dilakukan sebaik mungkin dengan memperhatikan hal-hal berikut.

1) Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat.

2) Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas.

3) Laporan harus lengkap 4) Laporan harus tegas dan konsisten.

5) Langsung mengenai sasaran.

6) Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat.

7) Laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran.

8) Dibuat tepat waktu.

C. Jenis-jenis laporan

Laporan banyak sekali jenisnya. Laporan dapat dibagi berdasarkan waktu, bentuk, penyampaian, sifat, dan isinya. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut.

1) Laporan berdasarkan waktu

• Laporan berkala/periodik

Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran pegawai setiap bulan.

• Laporan insidental

Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat jika diperlukan.

2) Laporan berdasarkan bentuk

• Laporan berbentuk surat

Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh : Laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah.  

• Laporan berbentuk naskah

Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh : laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

• Laporan berbentuk memo

Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, "untuk keperluan internal, dan dilakukan antarpejabat/pimpinan.

3) Laporan berdasarkan penyampaian

• Laporan lisan

Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung.

• Laporan tertulis

Laporan tertulis adalah laporan yang disampaikan secara tertulis. Contoh: surat, naskah, dan memo.

• Laporan visual

Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: laporan yang disampaikan dengan menggunakan media presentasi (power point).

4) Laporan berdasarkan sifat

• Laporan biasa

Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia sehingga jika laporan terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan dampak yang negatif.

• Laporan penting

Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

5) Laporan berdasarkan isinya

• Laporan informatif

Laporan informatit adalah laporan yang hanya berisi informasi saja.

• Laporan rekomendasi

Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.

• Laporan analisis

Laporan analisis adalah laporan yang berisi hasil analisis secara mendalam.

• Laporan kelayakan

Laporan kelayakan adalah laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan hal yang terbaik.

• Laporan pertanggungjawaban

Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

 

D. Langkah-langkah membuat laporan

Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk meinbuat laporan.

1) Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.

2) Mengumpulkan bahan, data, dan fakta.

3) Mengklasifikasi data.

4) Mengevaluasi dan mengolah data.

5) Membuat kerangka laporan.

Kerangka laporan terdiri dari : 

1. Pendahuluan, berisi : maksud dan tujuan dari laporan, masalah pokok yang dilaporkan, dan sistematika laporan.
2. Batang tubuh, berisi : data dan fakta pelaksanaan kegiatan, kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan, masalah yang terjadi, dan pembahasan masalah.
3. Penutup, berisi : kesimpulan dan saran.
4. Lampiran pendukung/portofolio.

3. Formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap. Formulir dibuat karena adanya permintaan yang banyak dan seragam terhadap informasi tertentu, sehingga data dibuat secara berulang kali dan tentu saja ini tidak efektif dan efisien jika dilakukan terus menerus. Untuk itulah diperlukan adanya formulir.

A. Keuntungan membuat formulir

Beberapa keuntungan dari adanya formulir adalah sebagai berikut.

1. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal pernulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas. 
2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan.
3. Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan.
4. Mengurangi kegiatan fotokopi.

B. Fungsi formulir

Adapun fungsi formulir adalah sebagai berikut.

1. Mencari suatu keterangan tertentu.
2. Menghimpun data yang sama.
3. Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda.
4. Sebagai bukti fisik.
5. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja.

C. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

Dalam membuat formulir juga harus dilakukan dengan baik. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut.

• Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.
• Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir.
• Ada standardisasi dalam pembuatan formulir.
• Informasi tersusun dengan rapi, logis, dan praktis.
• Formulir dibuat secara sederhana.
• Perlu disediakan ruang kosong yang cukup untuk bagian yang akan diisi intormas.
• Harus ada judul nama formulir.
• Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.
• Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor.
• Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.

Baca Juga : 14 Fungsi Manajemen

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat dan formulir, masih banyak catatan tertulis/dokumen lain yang merupakan hasil/produk kegiatarn pekerjaan kantor. Semuanya mempunyai bentuk dan isi yang beragam. Bahkan hasil pekerjaan kantor dapat juga dilakukan walaupun hanya menggunakan kertas yang kecil. Hal yang demikian biasanya dilakukan untuk mencatat keterangan bersifat sementara saja, sedangkan untuk yang bersifat tetap harus dibuat secara rapi menggunakan sarana yang lebih baik. Bentuk produk atau hasil pekerjaan kantor selain formulir dan surat, antara lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting, yaitu berupa jasa. Contohnya kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung. Kegiatan-kegiatan tersebut mungkin tidak perlu dilihat secara langsung dari adanya buku tamu, atau buku yang berisi uraian pelayanan yang telah diberikan, namun dengan melihat tamu yang senang atau orang lain merasa terbantu dengan pelayanan dari karyawan kantor, tentu sudah merupakan bukti yang nyata. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan kantor sangat penting dan mempunyai peranan yang besar dalam membangun dan mengembangkan hubungan dengan relasi.

5. Arsip

Arsip merupakan produk dari kegiatan penyimpanan. Tanpa adanya kegiatan penyimpanan, tidak mungkin ada arsip yang dikelola dengan baik. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yanng telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. Data atau catatan tersebut dapat dituangkan dalam bentuk yang beragam, seperti yang telah disebutkan di atas, seperti surat, formulir, dan laporan. Semua bentuk hasil kegiatan kantor tentu harus disimpan agar semuanya tetap dalam keadaan baik dan terpelihara sehingga informasi yang ada di dalamnya dapat terjaga kelestariannya. 

Jika tidak disimpan, pasti semua data akan mudah hilang dan rusak, bahkan akhirnya informasi penting yang ada di dalamnya tidak akan diketahui lagi. Dan akibat yang lebih buruk lagi jika tidak ada penyimpanan, generasi mendatang akan kesulitan untuk mempelajari latar belakang suatu kejadian/peristiwa. Untuk melaksanakan pekerjaan kantor dengan sebaik-baiknya, sehingga menghasilkan produk yang terbaik diperlukan personil atau karyawan yang mempunyai kompetensi yang baik di bidang administrasi perkantoran. Personil/karyawan diharapkan dapat bekerja dengan profesional