Fungsi Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian adalah sistem terbuka yang tersusun atas komponen-komponen yang dikelola ke arah sasaran agar tercapai hasil yang optimal. Adapun fungsi administrasi kepegawaian pada tugas-tugas pokok yang harus dilaksanakan dalam menyelenggarakan segala kegiatan di bidang kepegawaian.

Pada hakekatnya, administrasi kepegawaian melakukan dua fungsi pokok dalam sebuah organisasi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif.

1. Fungsi Manajerial

Fungsi manajerial adalah fungsi administrasi kepegawaian yang berkaitan dengan tugas-tugas yang menggunakan daya pikir. Tugas-tugas yang dimaksud adalah sebagai berikut.

a. Perencanaan Pegawai

Fungsi perencanaan pegawai bertujuan untuk membantu pimpinan perusahaan dalam mendapatkan informasi lengkap dan bentuk nasehat atau saran terkait permasalahan pegawai. Permasalahan pegawai yang paling pokok dalam fungsi perencanaan adalah kebutuhan pegawai. Seorang administrator harus mampu menghitung atau menentukan kebutuhan pegawai di masa sekarang dan masa akan datang.

Kebutuhan pegawai dapat diprediksi berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemantaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi infornmasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit organisasi lainnya.

b. Pengorganisasian Pegawai

Pengorganisasian adalah aktivitas untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur segala jenis kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang pegawai, can pendelegasian wewenang untuk mencapai tujuan. Kegiatan pengorganisasian akan membawa semua sumber daya, baik manusia dan nonmanusia pada suatu pola tertentu, sehingga para pekerja dapat melaksanakan proses kerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi akan memengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban.

c. Pengarahan Pegawai

Pengarahan berarti memberikan petunjuk dan mengajak pegawai agar memiliki kemauan bekerja sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Fungsi pengarah ini sering disebut dengan beberapa istilah seperti actuating, motivating, atau commanding.

Baca Juga: Pengertian Administrasi Kepegawaian

Manajemen perlu memastikan adanya hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan). Semua pegawai harus diperlakukan secara adil dengan penilaian kinerja secara objektif sehingga setiap pegawai memiliki kesempatan dapat dinaikkan jabatannya (dipromosikan). Hal ini perlu dikomunikasikan kepada para pegawai agar mereka dapat termotivasi dalam melakukan pekerjaannya.

Ada banyak teori dan keyakian tentang apa yang dapat memotivasi seorang pegawai. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi atau perusahaan untuk sampai pada satu pendekatan atau kebijakan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi sebuah perusahaan dengan skala apapun membuat analisis mendalam tentang sesuatu yang mampu memotivasi setiap pegawai merupakan tindakan yang tidak praktis.

Namun, setidaknya ada aturan-aturan praktis yang dapat digunakan untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja. Adapun aturan-aturan yang dimaksud yaitu sebagai berikut.

Menjelaskan pengertian kinerja efektif kepada para pegawai, dan memastikan semua pegawai mengetahui apa yang diharapkan perusahaan dari mereka
Memastikan adanya hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargan (imbalan), dan mengkomunikasikan setiap hubungan semacam itu kepada para pegawai
Memastikan bahwa setiap pegawai diperlakukan secara sama dan adil, serta penilaian tentang kinerja sifatnya objektif
Mengembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda bagi pegawai jika memungkinkan
Memberikan motivasi kepada pegawai seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diuban-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan
Mengembangkan sebuah sistem manajeman kinerja atau paling tidak menentukan sasaran yang dapat dicapai tetapi dapat terus ditingkatkan atau berkembang
Memperhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial di antara pegawai, serta semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan pegawai

Fungsi Administrasi Kepegawaian

d. Pengendalian Pegawai

Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada capaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk gukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar pekerjaan.

2. Fungsi Operatif

Fungsi operatif berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan hsik, yang melputl gadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pensiun pegawai.

a. Pengadaan Pegawai

Fungsi pengadaan pegawai terkait dengan kegiatan analisis kebutuhan pegawai, rekrutmen, seleksi, dan penempatan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.

b. Pengembangan Pegawai

Pelamar yang telah diterima sebagai pegawai perlu diberi pelatihan agar memiliki keterampilan sesuai dengan jenis pekerjaan sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Apabila perusahaan tidak memiliki program yang terorganisasi, proses pengembangan pegawai dapat dilakukan melalui proses pembelajaran langsung dalam pekerjaan.

Pengembangan pegawai meliputi pelatihan peningkatan keterampilan untuk menjalankan pekerjaan yang baik, atau pendidikan untuk meningkatkan pengetahuan umum dan pemahaman atas keseluruhan proses kerja di lingkungan organisasi atau perusahaan. Pelatihan untuk meningkatkan keterampilan pegawai sering disebut dengan penataran. Adapun dilihat dari waktu pelaksanaannya, penataran pegawai dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu sebagai berikut.

Penataran yang dilakukan segera setelah pegawai tersebut diangkat sebagai pegawai.
Penataran yang diberikan atau ditugaskan kepada pegawai bersangkutan setelah beberapa waktu menjalankan tugas pekerjaannya. Biasanya pegawai akan ditugaskan untuk mengikuti penataran bidang tertentu.
Kompensasi, kompensasi adalah pemberian balas jasa kepada pegawai sesuai dengan sumbangan pegawai dalam mewujudkan tujuan dari organisasi atau perusahaan. Pada umumnya, perusahaan akan memberikan kompensasi berupa uang dan beberapa tunjangan lain selama sebulan. Istilah kompensasi ini biasanya termasuk gaji bulanan yang diterima setiap bulan oleh pegawai tetap suatu perusahaan.

Menurut Notoatmodjo, tujuan dari kebijakan pemberian kompensasi meliputi hal-hal sebagai berikut.

Menghargai prestasi karyawan
Menjamin keadilan gaji karyawan
Mempertahankan karyawan atau mengurangi turn over karyawan
Memperoleh karyawan yang bermutu
Pengendalian biaya
Memenuhi peraturan-peraturan

d. Pengintegrasian

Pengintegrasian merupakan fungsi administrasi kepegawaian yang tergolong sangat sulit. Integrasi adalah sebuah upaya menemukan suatu kecocokan yang layak bagi berbagai kepentingan individu, masyarakat dan organisasi. Integrasi diartikan pula sebagai penyesuaian antara sikap dan keinginan pegawai terhadap keinginan organisasi dan masyarakat. Definisi ini dilatarbelakangi keyakinan bahwa di dalam masyarakat terdapat berbagai benturan keperntingan yang sangat berarti, sehingga penerapan asas-asas dan kebijakan organisasi perlu mempertimbangkan perasaan dan sikap pegawai.

Pada dasarnya, integrasi bertujuan agar pegawai memiliki pandangan, kebiasaan dan sikap-sikap yang sesuai dengan keinginan dan tujuan dari perusahaan. Sebaliknya, dalam proses pembuatan keputusan berbagai kebijakan pimpinan organisasi perlu memahami perasaan, tingkah laku, dan sikap para pegawai.

e. Pemeliharaan

Apabila fungsi pengadaan, pengembangan, kompensasi dan integrasi telah dilaksanakan dengan baik, maka dapat dipastikan perusahaan telah memiliki pegawai yang mempunyai kemauan dan kémampuan untuk bekerja. Fungsi pemeliharaan merupakan upaya untuk mempertahankan keadaan tersebut. Terpeliharanya kemauan bekerja sangat dipengaruhi oleh adanya-proses komunikasi dengan pegawai, keadaan jasmani, kesehatan dan keselamatan kerja.

Fungsi pemeliharaan didefinisikan sebagai upaya dalam mempertahankan dan meningkatkan kondisi yang telah ada. Segala sesuatu yang pernah diterima dan dinikmati oleh para pegawai hendaknya selalu dipertahankan. Jika organisasi atau perusahaan telah menyediakan unit pelayanan kesehatan bagi para pegawai maka sebaiknya unit pelayanan di bidang kesehatan ini tetap dipertahankan keberadaannya.

Hilangnya unit pelayanan kesehatan bagi pegawai dapat berakibat menurunnya semangat dan prestas kerja pegawai. Hal ini akan membawa kerugian bagi organisasi atau perusahaan. Dengan demikian, aktivitas dalam pemeliharaan diarahkan untuk menjamin terpeliharanya kondisi kerja baik secara jasmani, kesehatan dan perasaan aman dalam bekerja.

f. Pemberhentian/Pensiun

Fungsi pemberhentian atau pensiun merupakan fungsi manajemen yang paling akhir dalam mengelola pegawai. Pemberhentian atau pensiun adalah proses pengakhiran hubungan kerja dan pengembalian individu kepada masyarakat, serta pemberian jaminan hari tua. Jadi, fungsi ini terkait dengan pegawai yang memiliki masa kerja yang sudah lama pada organisasi atau perusahaan. Fungsi pensiun harus memastikan pegawai merasa aman saat memasuki masa pensiun. Pada umumnya, instansi pemerintah atau perusahaan besar menyiapkan dana bagi pegawai-pegawanya di saat masa pensiun nantinya. Dana pensiun ini dapat diambilkan dari potongan gaji pegawai bersangkutan pada waktu masih aktif bekerja.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Cari Blog Ini

Toko Ilmuu