Tujuan, Ruang Lingkup, dan Kegiatan Administrasi Kepegawaian

Tujuan, Ruang Lingkup, dan Kegiatan Administrasi Kepegawaian

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Menurut Drs. Miftah Thoa, MPA (2010), administrasi kepegawaian mempunyai tujuan utama untuk mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan kepegawaian. Permasalahan dalam administrasi kepegawaian adalah penggunaan tenaga kerja manusia untuk keperluan kerja sama sekelompok orang dalam organisasi tertentu, Adapun Paul Pigors dan Charles A. Meyers membagi tujuan dari pengurusan kepegawaian ini menjadi tiga kelompok besar, yaitu sebagai berikut.

• Administrasi atau pengurusan kepegawaian bertujuan untuk mencapai penggunaan sumber tenaga kerja yang ada secara efektif. Artinya, setiap tenaga kerja yang ada dalam suatu organisasi atau perusahaan hendaknya dapat bekerja sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
• Administrasi kepegawaian bertujuan untuk menciptakan hubungan kerja yang baik di antara anggota organisasi atau perusahaan. Artinya, hubungan kerja yang terjalin di antara karyawan yang ada, baik antara atasan dan bawahan ataupun atasan dan koleganya, sangat menentukan keberhasilan dat pengurusan kepegawaian.
• Administrasi kepegawaian bertujuan untuk mengupayakan agar pengembangan para personil pegawal dalam organisasi atau perusahaan tersebut dapat berjalan secara maksimal. Hal ini mengandung pengertiarn para administrator wajib merencanakan secara jelas pengembangan bagi setiap pegawai tanpa pilih kasih. Dengan demikian, para pegawai memiliki kesempatan dan mengetahui secara pasti bagi mereka untulk mendapatkan promosi.

Dari beberapa rumusan di atas, administrasi kepegawaian secara umum memiliki tujuan sebagai berikut.

• Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta penarikan pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan yang tersedia.
• Mengembangkan sistem informasi kepegawaian.
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan, melalui pendidikan dan latihan.
• Terwujudnya penataan pegawai sesuai dengan kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta memerhatikan pola karir.
• Meningkatkan pembinaan pegawai dalam rangka peningkatan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai tersebut

Baca Juga: Pengertian Administrasi Kepegawaian

Ruang Lingkup Kegiatan Administrasi Kepegawaian

Sebagaimana telah disinggung sebelumnya bahwa administrasi kepegawaian merupakan segala penataan pegawai yang menyangkut masalah mendapatkan dan mengelola tenaga kerja secara efisien untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, ruang lingkup administrasi kepegawaian mencakup segala aktivitas berikut.

• Inventarisasi pegawai.
• Pengusulan formasi pegawai.
• Pengusulan pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan berkala dan mutasi pegawai.
• Mengatur usaha kesejahteraan pegawai.
• Mengatur pembagian tugas bila ada salah satu pegawai yang ijin, sakit, cuti, atau pensiun.

Apabila kita perhatikan ruang lingkup proses penataan pegawai di atas, maka kita dapat menyimpulkan bahwa pembahasan administrasi kepegawaian mencakup permasalahan-permasalahan sebagai berikut.

• Pengadaan pegawai.
• Pengangkatan dan penempatan pegawai.
• Kenaikan atau promosi jabatan pegawai.
• Pemindahan pegawai
• Pengembangan pegawai
• Peningkatan kesejahteraan pegawai
• Pemutusan hubungan kerja
• Penilaian pelaksanaan pekerjaan
• Buku dan formasi administrasi kepegawaian

Kegiatan Administrasi Kepegawaian

Rumusan mengenai administrasi kepegawaian sangat banyak. Setiap rumusan yang diajukan oleh para ahli mengandung aspek-aspek aktivitas atau kegiatan yang berbeda-beda pula. Berikut kegiatan- kegiatan administrasi kepegawaian menurut rumusan beberapa para ahli.

a. Menurut Felix A. Nigro, kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian meliputi aktivitas-aktivitas  berikut.

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik.
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi, semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat 6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.
6. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya, sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatari yang paling tinggi.
7. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
8. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta disiplin pegawai.

b. Menurut Glenn O Stahl, kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian meliputi hal-hal sebagai berikut.

1. Penentuan yurisdiksi
2. Pengusahaan tenaga kerja 
3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon yang lulus dalam ujian.
4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama.
5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan.
6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran.
7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian dan keluhan-keluhan
8. Pengembangan petunjuk dan infomasi serta mendorong praktik yang terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan, penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan
9. Penyelenggaraan riset kepegawaian.
10. Penyelenggaraan latihan jabatan.
11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat.
13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan.

c. Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara. Selanjutnya, kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi hal-hal berikut.

1. Analisis jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan.
2. Perekrutan, ujian-ujian dan penempatan.
3. Training.
4. Promosi dan Lranster.
5. Penggajian.
6. Employee counselling.
7. Disiplin dan moral
8. Personal relations.
9. Catatan kepegawaian

d. Menurut William E Mosher dan J Donald Kingsley, kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian secara luas dan terperinci meliputi hal-hal sebagai berikut.

1. Klasifikasi yurisdiksi
2. Klasifikasi kewajiban
3. Penarikan tenaga kerja
4. Seleksi dan sertifikasi
5. Pemeriksaan daftar pembayaran (gaji)
6. Percobaan
7. Pensiun
8. Penilaian kecakapan
9. Keluhan dan saran
10. Kesehatan, rekreasi dan kesejahteraan
11. Lingkungan kerja
12. Pemindahan
13. Kenaikan pangkat
14. Penempatan kembali dalam jabatan lama
15. Kerja sama antar pegawai
16. Latihan dan pendidikan
17. Kerja sama pegawai dengan atasan
18. Kehadiran, absensi
19. Peraturan dan ketentuan
20. Pengeluaran pegawai 
21. Disiplin
22. Penyelidikan atas pelaksanaan undang-undang
23. Pengajuan keberatan
24. Riset
25. Kompensasi, imbalan jasa
26. Hubungan masyarakat

Dari beberapa pendapat para ahli di atas, kegiatan dari administrasi kepegawaian dapat kita simpulkan dalam beberapa aktivitas pokok seperti berikut ini.

a. Perencanaan Tenaga Kerja

Proses perencanaan dalam melakukan perekrutan pegawai perlu diperhatikan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Hal ini karena melalui perencanaan yang matang proses perekrutan akan berjalan dengan baik dan pada akhirnya perusahaan akan mendapatkan tenaga kerja yang berkualitas. Perencanaan dapat diartikan sebagai perngambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa mehdatang Proses perencanaan tenaga kerja yanig dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan akan sangat berpengaruh terhadap kualitas sumber daya manusia yang akan didapatkan oleh organisasi atau perusahaan tersebut

b. Perekrutan Tenaga Kerja

Suatu perusahaan pasti mempunyai keinginan memiliki karyawan yang berkualitas dan menguasai bidangnya. Untuk itu perlu adanya proses perekrutan pegawai agar suatu perusahaan dapat menyeleksi dan mendapatkan pegawai yang berkualitas dan sesuai dengan yang dibutuhkan. Menurut Melayu S.P Hasibuan, penarikan atau perekrutan adalah usaha mencari dan memengaruhi tenaga kerja, agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan. Tidaklah mudah bagi suatu perusahaan untuk mendapatkan calon pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan tersebut harus benar-benar mengetahui tentang latar belakang dan keahlian yang dimiliki calon pegawai untuk kemudian dipilih mana yang sesui dengan kebutuhan perusahaan.

c. Penempatan Karyawan

Penempatan karyawan adalah suatu proses menempatkan karyawan pada posisi yang sesuai dengan keterampilan dan kemampuannya. Proses penempatan merupakan suatu proses yang menentukan dalam mendapatkan karyawan yang kompeten. Suatu perusahaan akan dengan mudah mencapai tujuan yang diharapkan apabila karyawan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut ditempatkan pada bagian yang sesuai dengan keahliannya.

d. Pembinaan Karyawan

Pembinaan karyawan adalah suatu proses yang dilakukan oleh pimpinan untuk menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dan memperoleh hasil yang maksimal. Pembinaan yang dilakukan oleh suatu perusahaan menunjukkan bahwa perusahaan tersebut sangat memerhatikan kemajuan dari karyawan di perusahaan tersebut. Sebagai contoh untuk meningkatkan kinerja keamanan para petugas security, manajemen perusahaan melakukan pembinaan dengan meminta bantuan kepolisian.

e. Pengawasan Karyawan

Fungsi pengawasan sangat diperlukan bagi suatu perusahaan atau organisasi. Dengan pengawasan tersebut, kegiatan yang ada di dalam perusahaan atau organisasi dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

f. Pemberhentian Karyawan

Pemberhentian merupakan pemutusan hubungan kerja antara seorang karyawan dengan perusahaan. Hal tersebut dapat terjadi karena di antara kedua belah pihak sudah melanggar kesepakatan yang sudah disepakati bersama sebelumnya, ataupun beberapa sebab lainnya.

Tujuan, Ruang Lingkup, dan Kegiatan Administrasi Kepegawaian

Tujuan Administrasi Kepegawaian, Ruang Lingkup Kegiatan Administrasi Kepegawaian, Kegiatan Administrasi Kepegawaian