ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR DAN CARA MENATA RUANG KANTOR

ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN KANTOR

Pengorganisasian berasal dari kata dasar organisasi (organum, bahasa Latin) yang berarti 'alat atau badan'. Pada dasarnya, ada tiga ciri khusus dari organisasi, yaitu adanya kelompok manusia, kerja sama yang harmonis, dan kerjasama tersebut berdasar atas hak, kewajiban, serta tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan. 

Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan, dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Menurut Neuner dan Keeling dalam Modern Office Management (1970), terdapat delapan asas manajemen kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Asas Tujuan

Asas ini berarti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau pedoman yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan, berupa tujuan yang hendak dicapai dari sebuah pekerjaan dalam perusahaan. Setelah dirumuskan, tujuan tersebut harus dapat dimengerti oleh setiap pegawai. Dengan adanya pemahaman tentang tujuan yang akan dicapai dapat menjadi motivasi dalam diri pegawai untuk dapat mencapai tujuan tersebut.

"Agar tujuan kantor tercapai, asas-asas manajemen kantor harus diikuti"

2. Asas Kesatuan Fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan, dan personalia. Keseluruhan fungsi tersebut saling berhubungan dan mempengaruhi untuk mencapai tujuan perusahaan.

Baca Juga: JENIS-JENIS TATA RUANG KANTOR SERTA KEKURANGAN DAN KELEBIHANNYA

3. Asas Hubungan Individual

Organisasi yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang melangsungkan pekerjaan. Artinya, dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Organisasi perkantoran merupakan sebuah sistem, tetapi dalam sistem tersebut masing-masing pekerjaan tetap akan diselesaikan oleh individu sesuai dengan tanggung jawabnya masing-masing.

4. Asas Kesederhanaan

Organisasi yang efektif didasarkan atas kesederhanaan dan hubungan satu sama lain yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahami suatu organisasi. Semakin mudah dipahami oleh setiap orang yang terlibat dalam organisasi, semakin efektit juga organisasi dalam perkantoran tersebut.

5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab

Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya.

"Setiap oraganisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama oraganisasi perkantoran"

6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal

Agar setiap pegawai mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap pegawai harus menerima perintah dari satu orang atasan dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan tersebut. Jika dalam mengerjakarn tugasnya pegewai harus bertanggung jawab kepada beberapa atasan sekaligus, dikhawatirkan dapat menimbulkan kekeliruan atau ketidaksepahaman dalam menerima perintah, karena masing-masing atasan bisa saja memiliki indikator yang berbeda dalam menilai hasil pekerjaan pegawai.

7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang erektit harus dilakukan agar tujuan organisasi perkantoran dapat tercapal. Pengawasan yang efektit dapat mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Selain itu, pengawasan yang efektif juga merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

Baca Juga: PENGERTIAN, ASAS, DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

8. Asas Jangkauan Pengawas

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Tidak ada rumus yang tepat untuk menentukan jangkauan pengawasan. Hal itu disebabkan oleh tidak samanya kondisi di tiap perusahaan atau bahkan di tiap divisi dalam sebuah perusahaan.

"Semakin jauh pengawasan manajer, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan"

MENATA RUANG KANTOR

Langkah awal yang harus dilakukan sebelum menata ruang kantor adalah mengetahui terlebih dahulu divisi-divisi yang ada dan keterkaitan dengan divisi lain dalam melaksanakan proses kerja. Artinya, sifat pekerjaan juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Hal ini diperlukan untuk menetukan tempat yang tepat bagi divisi tersebut. Beberapa pedoman untuk menata ruang kantor adalah sebagai berikut.

1. Divisi yang sifatnya bertugas melayani publik sebaiknya berada di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu divisi lainnya. Tempat yang mudah didatangi biasanya di ruang terdepan gedung perusahaan.
2. Divisi yang pekerjaannya berkaitan erat dengan divisi lain sebaiknya berada dalam satu tempat, terutama jika gedung perusahaan bertingkat-tingkat. Letak divisi yang berkaitan di lantai yang sama akan membuat waktu dan tenaga menjadi efisien karena tidak harus berpindah lantai jika ada pekerjaan yang hendak dikoordinasikan.
3. Divisi yang mengerjakan ketatausahaan dari perusahaan sebaiknya berada di tengah-tengah letak divisi lainnya sehingga divisi lain dapat menghubungi atau mendatanginya dengan mudah.
4. Divisi yang sitat pekerjaannya menimbulkan suara bising sebaiknya dijauhkan dari divisi yang memerlukan konsentrasi tinggi.