PENGERTIAN, ASAS, DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata letak dan penataan peralatan yang ada di kantor ikut berpengaruh dalam memberikan rasa nyaman, baik bagi pegawai yang bekerja di kantor tersebut, maupun tamu yang datang, seperti relasi bisnis atau kolega perusahaan. Keberadaan letak antara peralatan yang satu dengan lainnya yang tidak beraturan, kurangnya berfungsinya peralatan yang ada, atau pengaturan komposisi warna tidak baik dapat menyebabkan suasana kantor menjadi tidak nyaman. Meski sekilas terlihat sepele, ketidaknyamanan dapat memberikan efek pada berbagai aspek, salah satunya pegawai dapat merasa jenuh dengan suasana ruangan sehingga menjadi kurang produktif dalam berkarya. Pada akhirnya, hal tersebut ikut menghambat pencapaian tujuan perusahaan. Jadi, fungsi ruang kantor bukan sebagai tempat disimpannya berbagai peralatan yang ada, tetapi bagaimana peralatan yang ada di dalam ruangan kantor dapat lebih berguna keberadaannya dan siapa pun dapat menikmati kenyamanannya.

Sebelum mengetahui seperti apa tata ruang kantor yang nyaman, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor. Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa Inggris, yaitu office layout atau sering disebut juga layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat dan perabot kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga pegawai dapat bekerja dengan nyaman.

Pengertian ini senada dengan apa yang telah disampaikan beberapa ahli administrasi dalam mendefinisikan tentang tata ruang kantor. Pengertian tersebut antara lain adalah sebagai berikut.

• Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (1996), tata ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para pegawainya.
• Litlefeld & Peterson dalam bukunya Modern Office Management (1956), tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan dan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.
• George Terry dalam bukunya Office Management and Control (1958), tata ruang perkantoran adalah penentuan kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari ruang untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-taktor fisik yang dianggap perlu untuk pelaksanaan kerja perkantorarn dengan biaya yang layak. 
• Ida Nuraida dalan bukunya Manajemen Administrasi Perkantoran (2008), tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor beserta alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawia.
• Quible (2002), mengungkapkan bahwa tata ruang kantor menjelaskan penggunaan ruang secara efektit serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawainya.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penyiapan atau penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di dalam suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik tidak hanya dapat membuat alur kerja menjadi lebih lancar, tetapi juga menambah keindahan suatu kantor.

Baca Juga: ETIKA-ETIKA KOMUNIKASI PERKANTORAN (Tamu dan Telepon)

Drs. The Liang Gie mengungkapkan bahwa tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu merningkatkan produktivitas para pekerja. Selain itu, pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan beberapa keuntungan, di antaranya sebagai berikut.

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai untuk berjalan mondar mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu ruang tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu.

Asas-asas Tata Ruang Kantor

Pembuatan tata ruang kantor tidak dapat dilakukan sembarangan, tetapi harus memperhatikan beberapa pedoman sehingga pembuatan dan penataan ruang kantor dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang yang baik. Keenam asas ini ada baiknya bisa saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keenam asas tersebut adalah sebagai berikut.

a. Asas Jarak Terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan penyusunan tempat kerja pegawai, dan penempatan alat-alat kerja, harus menempuh jarak yang sependek- pendeknya, Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Contohnya, penataan letak meja-meja dengan jarak antarmeja tidak terlalu lebar sehingga gerakan antarpegawai dapat lebih cepat. Jarak antarmeja yang jauh membutuhkan beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain. Hal tersebut akan berbeda dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar. Tentu saja jarak yang tidak terlalu jauh akan lebih efisien.

b. Asas Rangkaian Kerja

Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jara terpendek. Asas jarak terpendek tercapai jika para pegawai atau alat-alat ditaruh berdekatan menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini, suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya. Oleh karena itu, asas ini menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Pegawai yang urutan kerjanya berdekatan ditempatkan dalam posisi terdekat sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat.

Pegawai selalu melangkah maju, tidak bergerak mundur, atau menyilang. Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku, lingkaran, berwujud huruf L, atau U. Hal yang terpenting adalah proses itu selalu mengarah maju ke muka menuju proses penyelesaian pekerjaan.

Baca Juga: PENGERTIAN DAN BENTUK BENTUK STRUKTUR ORGANISASI DAN DISERTAI DENGAN KELEBIHAN DAN KEKURANGANNYA

c. Asas Penggunaan Seluruh Ruangan

Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), tetapi juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi, semua ruang dimanfaatkan penggunaannya. Ruang kosong yang tidak digunakan berakibat pada pemborosan dan ketidakefisienan

d. Asas Integrasi Kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan. Contohnya dalam ruang rapat, peralatan yang ada haruslah peralatan yang fungsinya untuk membantu terselenggaranya kegiatan rapat dengan baik.

e. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja 

Tata ruang yang baik adalah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tingkat kesukaran dan pengeluaran biaya yang seminim mungkin. Perubahan susunan tempat kerja sangat diperlukan agar pegawai tidak merasa bosan dengan ruang kerja yang monoton.

f. Asas Keamanan dan Kepuasan Pegawai

Dalam menentukan tata ruang, faktor keamanan, kenyamanan, dan kepuasan pegawai juga harus diperhatikan. Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai betah berlama- lama di kantor sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal. Selain itu, produktivitas kerja juga dapat dicapai karena para pegawai bekerja dengan penuh semangat.

Tujuan Tata Ruang Kantor

Setiap perusahaan memiliki tujuan dalam penyusunan tata ruang kantor. Tujuan itu bisa terkait dengan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas yang hendak dicapai. Secara umum, tujuan dari penataan tata ruang kantor yang dikemukakan oleh Drs. The Liang Gie adalah sebagai berikut.

• Proses pengerjaan aktivitas kantor dapat dilakukan dengan jarak yang sependek mungkin.
• Rangkaian aktivitas tata usaha dapat berjalan dengan lancar.
• Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
• Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung memuaskan.
• Seluruh ruang dapat dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
• Pihak luar yang mengunjungi kantor akan mendapat kesan yang baik tentang perusahaan tersebut.
• Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu jika diperlukan.

Sementara itu, Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, dua orang ahli administrasi dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah sebagai berikut.

• Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi.
• Setiap ruangan dipergunakan sehingga menghasilkan manfaat yang besar.
• Penyediaan kondisi kerja yang baik bagi setiap pegawai
• Memudahkan pengawasan untuk melihat proses kerja yang dilakukan pegawai.
• Meningkatkan rasa kesatuan dan loyalitas pada kelompok kerja.
• Memperlancar komunikasi dan arus kerja.
• Memisahkan ruangan agar jaun dari pelaksanaan kerja yang gaduh dan dapat
• mengganggu konsentrasi.
• Menghindari terjadinya saling ganggu antarpegawai.
• Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya pengadaan listrik dan telepon
• Memberikan keamanan