ETIKA-ETIKA KOMUNIKASI PERKANTORAN (Tamu dan Telepon)

Istilah etika berasal dari kata ethikus (Latin) yang dalam bahasa Yunani disebut ethicos yang berarti kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, dan ukuran-ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Sementara itu, komunikasi kantor ialah penyampaian pesan yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor. 

Jadi, etika komunikasi perkantoran merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri, yakni norma, nilai atau ukuran tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi dalam kegiatan komunikasi di suatu perkantoran. Pada dasarnya komunikasi perkantoran dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka), maupun dengan menggunakan media telepon. Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.

Baca Juga: JENIS-JENIS KOMUNIKASI DAN HAL-HAL YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI EFEKTIF

1. Etika terhadap Tamu

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke sebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Dalam menerima tamu, ada etika harus kita ketahui untuk menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman. Selain itu, baik perusahaan maup-un para pegawainya akan memiliki kesan yang baik dari tamu. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menerima tamu. Hal-hal tersebut antara lain sebagai berikut.

• Sebelum tamu datang, hendaknya ruangan untuk menerima tamu sudah diperiksa terlebih dahulu penataannya, khususnya yang berkaitan dengan kenyamanan, kebersihan, dan kerapihan. Lengkapi juga ruangan tersebut dengan beberapa perlengkapan, seperti majalah atau koran dan brosur atau katalog perusahaan.
• Jika sebelumnya sudah membuat janji dengan tamu, tepati waktu tersebut. Jika mendadak ada tugas di luar kantor, sekretaris harus memberitahukan dan meminta maaf atas keterlambatan kepada tamu (prioritas perlu dipertimbangkan).
• Penerima tamu adalah wajah perusahaan. Oleh karena itu, Ketika tamu datang, sambutah dengan segera dan sikap yang ramah. Jangan sekadar, menengok ke samping atau bersikap tidak peduli seolah sedang sibuk melakukan pekerjaan lain.
• Jika tamu datang, hendaknya Anda berdiri, tersenyum, dan bersalaman. Tunjukkanlah sikap bersahabat untuk selalu siap menerima atau memberikan bantuan.
• Membukakan pintu untuk tamu. Jika daun pintu bergerak ke arah dalam, Anda masuk dulu, dorong (buka) pintunya, lalu persilakan tamu untuk masuk. Jika daun pintu bergerak keluar, buka pintu lebar-lebar, lalu persilakan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
• Ketika mengantar tamu, tunjukkan ke arah yang dituju dan dengan telapak tangan ke arah atas dan jari rapat, sebab menunjuk arah dengan telunjuk adalah sikap yang tidak sopan.
• Ketika mengantar tamu ke tempat tujuan, jalanlah agak ke depan dengan posisi badan sedikit miring sambil sesekali menengok ke belakang untuk memperhatikan jalan tamu.
• Mempersilakan tamu duduk, biasanya di tempat yang paling jauh dengan pintu.
• Duduk berhadápan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan. Duduk miring, bersandar pada kursi, atau kaki yang menumpang ke atas adalah perilaku yang tidak baik.
• Jika Anda akan memasuki ruang yang di dalamnya sedang ada tamu, hendaknya Anda mengetuk pintu terlebih dahulu. Setelah masuk, tundukkan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian barulah berbicara dengan orang yang dimaksud.
• Ketika tamu akan meninggalkan ruang, bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

Baca Juga: BENTUK DAN SYARAT TERJADINYA KOMUNIKASI KANTOR

2. Etika Berkomunikasi melalui Telepon

Sebagian besar orang tahu cara menggunakan dan berbicara di telepon. Berbicara di telepon tampaknya mudah, tetapi tetap harus ada tata caranya. Secara umum, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui telepon. Hal-hal tersebut adalah sebagai berikut.

• Selalu siapkan alat tulis, buku telepon, dan kertas kosong untuk menuangkan pesan- pesan yang kita terima dan catatlah pesan tersebut.
• Pegang gagang pesawat telepon dengan tangan kiri, dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara kita jelas terdengar dan dapat menerima suara dengan jelas.
• Usahakan suara napas kita teratur dengan baik sehingga pada saat berbicara tidak terdengar suara mendengus di telepon.
• Hindari menggunakan kata 'halo' saat membuka percakapan, kata halo terkesan santai dan kurang formal, sehingga kurang tepat digunakan saat berkomunikasi via telepon di lingkungan kantor. Kata 'halo' bisa diganti dengan memberi salam kepada penelepon. Contohnya "Selamat pagi, PT Danareksa di sini" atau "Selamat siang, saya Kinanti dari PT Danareksa". Jika telepon berasal dari lingkungan kantor sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut " Dengan Vania, dari bagian pemasaran di sini" atau "Pesawat 212, selamat sore".
• Simaklah pembicaraaan penelepon dengan baik, fokus pada hal-hal yang dibicarakan, jangan bersikap kurang setuju pada pembicaraan, dan hindari meminta penelepon mengulangi pembicaraan. Contohnya "Maaf Pak, kurang jelas, bisa diulang?". Hal ini terkesan kurang sopan, apalagi kita tidak tahu pasti siapa penelepon tersebut, apakah orang penting, relasi pimpinan Anda, atau pejabat pemerintah.
• Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon. Berilah kesan bahwa orang yang bicara diperhatikan, seolah-olah Anda sedang bertemu langsung dengannya.
• Berbicaralah dengan tempo suara sedang, tidak terlalu cepat, tidak terlalu lambat, tidak terlalu keras, dan tidak terlalu pelan sehingga yang dibicarakan dapat didengar dan disimak dengan benar.
• Jika akan menelepon, Anda harus tahu dulu orang yang akan dihubungi, jabatannya, serta nama perusahaannya. Pada saat telepon tersambung, Anda harus menyebutkan nama dan jabatan orang tersebut. Dengan demikian Anda terlihat sudah siap melakukan percakapan.
• Sebagai penutup percakapan, ada baiknya Anda menanyakan, "Mungkin masih ada lagi yang bisa kami bantu, Pak/Bu?". Jika tidak ada, segera ucapkan terima kasih dan sampaikan salam penutup. Contohnya, "Terima kasih atas waktu Bapak/lbu. Selamat siang.