BENTUK DAN SYARAT TERJADINYA KOMUNIKASI KANTOR

Bentuk Komunikasi Kantor

Setelah mempelajari jenis-jenis komunikasi pada materi sebelumnya, dapatkah Anda menentukan termasuk dalam jenis komunikasi apakah komunikasi kantor itu? Komunikasi yang berlangsung dalam kantor termasuk dalam komunikasi organisasi. Komunikasi ini disebut dengan komunikasi perkantoran atau tata hubungan kantor.

Bentuk komunikasi di dalam organisasi berupa komunikasi internal dan komunikas eksternal. Menurut Slamet Soesanto, komunikasi internal adalah semua pesan yang dikirim dan diterima di dalam suatu organisasi, baik formal maupun informal. Sementara tu, menurut L.G. Wursanto, komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung di dalam organisasi. Komunikasi ini hanya berlangsung di dalam lingkungan itu sendiri. Onong Uchjana Effendy mengemukakan tiga dimensi dalam komunikasi internal, yaitu sebaga berikut.

a. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication). Komunikasi ke atas adalah komunikasi dari bawahan ke atasan. Komunikasi ini terjadi dari hierarki wewenang rendah ke hierarki wewenang lebih tinggi. Sebaliknya, komunikasi ke bawah adalah dari hierarki wewenang tinggi ke hierarki wewenang yang lebih rendah. Contohnya komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal-balik (two way traffic communication).

Dalam komunikasi dari atas ke bawah pimpinan bertindak sebagai komunikàtor dan bawahan sebagai komunikan. Hal ini bertujuan untuk memberikan pengertian atau wewenang kepada bawahan untuk melakukan suatu pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam kedudukannya sebagai anggota organisasi. Komunikasi tersebut biasanya dilakukan dalam bentuk pemberian perintah, instruksi, atau petunjuk; informasi atau pengarahan; ceramah; teguran, atau penjelasan. 

Sementara itu, komunikasi vertikal dari bawah ke atas adalah bawahan bertindak sebagai komunikator dan pimpinan bertin dak sebaga komunikan. Hal ini bertjuan untuk memberikan bahan-bahan atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan dan juga sebagai saluran untuk menyampaikan pikiran atau perasaan para pegawai. Realisasi dari bentuk komunikasi ini, antara lain laporan hasil kerja, usulan, saran, keluhan atau gagasan.

Baca Juga: FUNGSI DAN TUJUAN KOMUNIKASI

b. Komunikasi Horizontal

Menurut Onong Uchjana Eifendy, komunikasi horizontal adalah komunikasi mendatar atau sejajar antara anggota stat, pegawai sesama pegawai, dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Komunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja.

Komunikasi ini mempunyai peranan penting untuk mengoordinasikan kegiatan Gan membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas pekerjaan, sehingga suasana menjad lebih akrab dan tidak formal. Komunikasi ini menumbuhkan rasa kebersamaan dan mengurangi konflik-konflik yang mungkin terjadi, serta menunjang terciptanya koordinasi yang baik antarpegawai.

Menurut I.G. Wursanto, komunikasi horizontal dapat dilakukan dengan cara berikut.

• Secara langsung, dilakukan dengan cara rapat pimpinan, rapat kerja, rapat dinas, atau musyawarah kerja.
• Secara tidak langsung, dilakukan dengan cara lisan melalui telepon atau tertulis menggunakan memmo.

c. Komunikasi Diagonal

Menurut Onong Uchjana Effendy, komunikasi diagonal disebut sebagai komunikasi silang (cross communication) yang berarti komunikasi antara pimpinan divisi dengan pegawai divisi lain. Sementara itu, I.G. Wursanto menyatakan bahwa komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain. Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya. Namun, melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.

Selain komunikasi internal, dalam sebuah organisasi juga terdapat komunikasi eksternal. Menurut Onong Uchjana Effendy, komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur yang timbal balik, yaitu sebagai berikut.

1) Komunikasi dari Organisasi kepada Khalayak

Komunikasi ini pada umumnya bersifat informatif. Komunikasi dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan atau setidaknya ada hubungan batin dengan suatu organisasi.

2). Komunikasi dari Khalayak kepada Organisasi

Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

Syarat-Syarat Terjadinya Komunikasi Kantor

J.C.Denyer dalam bukunya Office Mangement (1975) menjelaskan bahwa ada empat sistem komunikasi kantor. Keempat sistem tersebut adalah sebagai berikut. 

• Sistem komunikasi tertulis, yaitu komunikasi yang dilakukan secara tertulis, seperti surat melalui pos atau petugas pengantar surat, telegram, dan naskah.
• Sistem komunikasi lisan, seperti wawancara dalam pelaksanaan seleksi pegawai, mengadakan hubungan telepon ke dalam atau ke luar Kantor.
• Sistem mekanis, yaitu komunikasi dari jarak jauh menggunakan teknologi komunikasi, seperti radiogram atau televisi.
• Sistem panggilan staf, yaitu komunikasi yang dilakukan untuk mencari dan memanggi seorang pegawai dalam suatu lingkungan kantor yang luas, seperti menggunakan pengeras suara atau bunyi bel.

Menurut Scott dan Mitchel (1976), ada empat fungsi komunikasi kantor, yaitu sebaga berikut.

• Pengawas, yaitu melakukan pengawasan/kontrol oleh pimpinan terhadap pegawal untuk mengetahui pelaksanaan suatu tugas. Dengan demikian, akan berlangsung pengendalian operasional secara efisien.
• Motivasi, yaitu adanya pemberian umpan balik (feedback) berupa reward kepada bawahan karena keberhasilarn pekerjaan yang dilaksanakan yang bertujuan untuk meningkatkan semangat pegawai dalam bekerja.
• Emosi, yaitu komunikasi dari pegawai untuk mengungkapkan/mengekspresikan sesuatu yang diinginkan dalam suatu perusahaan.
• Informasi, yaitu mengomunikasikan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen.

Baca Juga: JENIS-JENIS KOMUNIKASI DAN HAL-HAL YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI EFEKTIF

Oleh karena itu, keberadaan komunikasi merupakan hal yang penting untuk diterapkan. Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus diperhatikan agar komunikasi kantor dapat berjalan dengan baik.

a. Sinkronisasi Tujuan Organisasi

Hubungan dalam organisasi akan harmonis jika terdapat sinkronisasi antara tujuan organisasi dan tujuan pribadi para anggota organisasi.

b. Suasana Kerja yang Kondusif

Setiap pemimpin organisasi wajib menciptakan suasana kerja yang menyenangkan harmonis untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan. Suasana yang kondusit ini dapat tercipta dengan:

1. mengembangkan hubungan kerja yang harmonis, 
2. pekerjaan yang menarik, penuh tantangan, dan tidak monoton, 
3. lingkungan kerja yang nyaman, dan
4. perlakuan yang adil.

c. Penghargaan sebagai Manusia

Setiap manusia ingin dihargai dan ingin diperlakukan sebagai manusia yang berhak atas pengertian, pengakuan dan penghargaan.

d. Pengembangan Kemampuan

Setiap pegawai berhak atas kesempatan untuk pengembangan kemampuannya. Oleh karena itu, setiap pegawai hendaknya diberi kesempatan yang luas untuk mengembangkan kemampuannya, baik melalui pendidikan, latihan, atau kursus-kursus. Untuk itu, seorang pemimpin harus mengetahui minat, bakat, keahlian, dan batas- batas kemampuan bawahannya agar dapat memberikan pelatihan yang tepat untuk bawahannya.

e. Bekerja pada Tempatnya

Untuk mencapai hasil yang maksimal dan untuk menyamankan kondisi pegawai dalam bekerja, Seorang pimpinan harus dapat menempatkan pegawainya pada tempat yang tepat sesuai dengan kemampuan, bakat, keahlian dan kecakapannya.

f. Pekerjaan yang Menarik dan Penuh Tantangan

Pegawai yang energik biasanya tidak menyenangi pekerjaan yang sifatnya rutin atau monoton karena akan membosankan. Sebaliknya, pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan akan menumbuhkan daya imajinasinya, daya kreatifitasnya, dan menambah gairah dalam bekerja sehingga penuh inisiatif dan banyak inovasinya.

g. Pengakuan dan Penghargaan atas Pelaksanaan Tugas

Seorang pemimpin harus pandai mengakui dan menghargai bawahannya yang telah melaksanakan tugasnya dengan baik. Bentuknya dapat berupa ucapan terima kasih, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, pemberian hadiah, ataupun pemberian plagam penghargaan.

h. Informalitas yang Wajar dalam Hubungan Kerja

Hal ini penting karena apabila huburngan informal lebih menonjol, akan terkesan pemimpin kurang berwibawa. Sebaliknya, jika hubungan formal yang lebih menonjol akan ada jarak dan kekakuan dalam hubungan kerja sehingga memungkinkan timbulnya hambatan dalam mencapai tujuan organisasi