PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR

Pengertian Organisasi Kantor

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu 'organon' atau dalam bahasa Latin 'organum' yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Sementara itu, menurut Kamus besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. 

Beberapa ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut.

James D. Mooney

Menurut James D. Mooney, dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersamna.

Chester I. Barnard

Chester 1. Barnard mengemukakan dalam bukunya The Functions of The Executive, organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

J. Wiliam Schulze

Sementara itu, menurut J. William Schulze, organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

Kamus Administrasi

Dalam Kamus administrasi dikatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi-definisi di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

1. Terdapat sekelompok orang (dua orang atau lebih).
2. Ada kerja sama.
3. Ada tujuan bersama.

Organisasi adalah kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalan perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu.

Oleh karena itu, dalam mencapai semua tujuannya, sebuah perusahaan juga harus memiliki organisasi yang disebut dengan organisasi perkantoran. Ada lima fakta yang terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran. Kelima fakta tersebut adalah sebagai berikut.

1. Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup sumber daya manusia yang terlibat dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal maupun informal.
2. Interaksi dalam sisterm sosial itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjarnin perintah dan laporan, baik bernubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi.
3. Sebagai suatu sistem terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik, baik dalam organisasi internal maupun eksternal.
4. Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu yang menjadi alasan dari tindakannya. Mereka berharap organisasi dapat membantu mencapai tujuannya.
5. Interaksi sosial yang terjadi dalam manajemen perkantoran juga dapat membantu pencapalan tujuan bersama.

Baca Juga : Pengertian, Fungsi, dan Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

Berdasarkan lima fakta tersebut, dapat dikemukakan bahwa:

• organisasi perkantoran adalah suatu proses interaksi antara orang-orang di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor,
• organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, menyajikan informasi dan merawat aset perusahaan, dan
• organisasi perkantoran mencakup susunan staf, alokasi tugás, dan tanggung jawab dalam mengolah data dan informasi untuk membuat keputusan serta merawat aset perusahaan.

Prinsi-Prinsip Organisasi Kantor

M. Manullang, salah seorang ahli di bidang manajemen dan organisasi, menyebutkan bahwa suatu organisasi dapat berjalan dengan baik atau dalam rangka membentuk suatu oganisasi atau usaha organisasi yang baik jika memperhatikan beberapa prinsip-prinsip organisasi berikut ini.

1. Prinsip Perumusan Tujuan

Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Demikian pula dalam mengorganisasi atau membuat suatu skema organisasi, hal pertama yang harus jelas adalah tujuan apa yang ingin dicapai perusahaan tersebut. Bagi sebuah perusahaan, tuiuan tersebut dapat berperan sebagai berikut.

1. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa.
2. Landasan organisasi.
3. Menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan.
4. Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi.

2. Prinsip Pembagian Kerja

Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak tanpa itu, kemungkinan terjadinya tumpang tindih menjadi amat besar. Pembagian tugas pekerjaan pada akhirnya akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) dari masing- masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi. Dengan pembagian tugas pekerjaan, susunan organisasi (struktur organisasi), tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan, serta wewenang tiap unit oganisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian tugas tidak hanya dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan, yang tepat pula (the right man on the right place).

3. Prinsip Pendelegasian Kewenangan/Wewenang

Dalam pelaksanaan kegiatan, setiap pimpinan harus diberikan delegasi kekuasaan atau wewenang yang diperlukan agar pimpinan tersebut dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek, antara lain dalam hal mengambil keputusan, menggunakan peralatan, memerintah, dan pemakaian waktu tertentu. Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang pentung karena dengan delegasi kekuasaan, seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian, darpengetahuannya yang terbatas. Delegasi kekuasaan merupakan salah satu jalan utamakapi pemimpin untuk membuktikan bahwa ia layak untuk dapat dipercaya.

4. Rentang Manajemen

Prinsip ini seringkali disebut dengan istilah berbeda-beda, seperti span of authority, span of control span of management atau span of managerial responsibilities. Dalam bahasa Indonesia dipakai istilah lain seperti jenjang pengawasan, jenjang kekuasaan, dan rentang manajemen. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah oran9 yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal. Melalui prinsip ini, dapat diketahui jumlah orang yang tepat, dalam arti memiliki kemampuan dan keahlian yang sesuai dengan bidangrnya untuk menjadi bawahan seseorang pemimpin sehingga pemimpin itu dapat memimpin, membimbing, dan mengawasi dengan berhasil dan berdaya guna.

5. Tingkat Pengawasan

Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu, penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan. Berdasarkan prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu organisasi, diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan agar ada motivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi.

Baca Juga : Hasil Pekerjaan Kantor

6. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab

Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. Artinya, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan. Dengan kata lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan sekaligus.

7. Koordinasi

Prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam organisasi adalah prinsip koordinasi. Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pencapalan tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan  organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.