JABATAN DI BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGERTIAN JABATAN

Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai/ pegawai yang ada dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik.

Jabatan atau orcupation adalah kedudukan pegawai dalam suatu organisasi.

JENIS JABATAN

A. Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor

Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan

B. Manajerial

Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing, actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya, manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana.

C. Staf atau Pembantu Ahli

Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksarnakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contohnya staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran.

D. Kepala Personalia atau HRD (Human Resource Department)

Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain.

E. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi

Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor.

Baca Juga : Pengertian dan Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS)

A. Pengertian Analisis Jabatan

Dalam menduduki suatu jabatan dan posisi, setiap kantor/lembaga memerlukan penjelasan tentang uraian jabatan yang disebut analisis jabatan. Contohnya seorang sekretaris, dalam melakukan pekerjaannya, tentu saja ia harus mengetahui tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya dan harus ia selesaikan. Oleh karena itu, analisis jabatan sangat penting dalam organisasi untuk menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu.

Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apayang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik. Dengan demikian, analisis jabatan akan memberikan gambaran tentang jabatan dan syarat-syarat yang dibutuhkan bagi setiap pegawai yang akan menduduki jabatan terentu. Artinya, analisis jabatan merupakan pedoman untuk penerimaan dan penetapan pegawai serta pedoman kegiatan lainnya dalam lingkungan kepegawaian, seperti pedoman untuk melaksanakan latihan (training), promosi, mutasi, dan syarat lingkungan kerja.

Analisis jabatan mamuat insormasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik.

Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut beberapa ahli.

1. Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan akan jabatan tersebut.
2. Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah.
3. Drs. Moekijat mengungkapkan analisis jabatan merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian.

Langkah pertama dalam analisis jabatan dimulai dengan mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan yang ada dalam organisasi. Langkah kedua adalah menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis, jabatan akan digunakan, atau menentukan tujuan spesifik dari analisis jabatan. Langkah ketiga adalah pemilihan penggunaan teknik-teknik analisis jabatan. Teknik-teknik ini digunakan untuk mengumpulkan data tentang karakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan, dan karakteristik yang perlu dimiliki pekerja untuk menjalankan pekerjaan. Informasi yang diperoleh tadi, kemudian digunakan untuk menyusun uraian jabatan.

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan spesifikasi jabatan. Artinya, pengetahuan dan data yang dikumpulan  dalam langkah-langkah yang telah dilakukan sebelumnya, digunakan sebagai dasar untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen SDM lainnya. Kegiatan manajemen SDM ini meliputi aktivitas-aktivitas seperti rekrutmen, seleksi, pelatihan, penilaian kinerja, kompensasi gaji pegawai, promosi, pemindahan pegawai,  atau penempatan pegawai.

Pangetahuan dan data yang dikumpulkan dalam analisis jabatan digunakan sebagai dasar untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan-kegiatan manajemen SDM.

Selain itu, hasil analisis jabatan juga berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut.

1. Deskripsi pekerjaan (job description), yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi pekerjaan juga dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini (hubungan dengan atasan langsung), kondisi kerja, dan waktu kerja.
2. Spesifikasi pekerjaan (job specification), yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik (tinggi, berat, dan wajah), mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan.
3. Desain pekerjaan (job design), yartu suatu proses rancarngan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan.

Baca Juga : Pengertian dan Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor

B. Metode Analisis Jabatan

Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut.

1. Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data yang menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi.
2. Pengamatan (observation), yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat, Hasil pengamatan tersebut langsung di catat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut,
3. Wawancara (interview), yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan, 
4. Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

Analisis jabatan penting untuk dilakukan demi peningkatan kualitas pegawai.